Calcular horas trabajadas en excel - Descargable gratis

Calcular las horas trabajadas en excel puede ser una tarea enrevesada si no tienes un método claro y sencillo. Se trata de una tarea que no podemos pasar por alto, ya que tiene un impacto directo en áreas tan importantes como la legalidad de la empresa y la productividad de los empleados. Si te quedas hasta el final del artículo sabrás cómo calcular las horas trabajadas en excel e incluso te regalaremos un documento listo para que lo implementes en tu negocio.

Al calcular la jornada laboral de los empleados de la empresa, estaremos cumpliendo la normativa vigente y evitaremos sanciones con importes económicos considerables. Además, estar al tanto de cuánto trabajan los equipos y cuándo lo hacen te ayudará a optimizar la organización.

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¿Por qué es importante calcular las horas trabajadas en excel?

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Si queremos ser una empresa referente en temas de gestión de personal y liderazgo de equipos, tenemos que prestar atención a los cuadrantes horarios de los empleados y al recuento de las horas trabajadas. Además, si queremos ser una empresa eficaz y eficiente tenemos que saber cuántas personas son necesarias para sacar los proyectos adelante y cuánto tiempo necesitan para desempeñar la tarea.

"Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre”

William Thomson Kelvin - Físico y matemático

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En un mercado en el que la competencia no para de crecer, es importante ser cada vez mejores y optimizar los procesos de la empresa. Además, no podemos pasar por alto que el recuento de las horas trabajadas, en España, es obligatorio por ley.

A primera vista, parece una tarea sencilla. Sin embargo, cuando empiezas a tener en cuenta todas las variables (descansos dentro de la jornada laboral, días de vacaciones, ausencias no programadas,...) la tarea se complica por momentos. Por eso es importante contar con un documento o herramienta capaz de tener en cuenta el día a día de la empresa.

Tampoco podemos pasar por alto que el departamento financiero también hará uso de este documento de forma mensual. Tras ojear las jornadas de cada empleado y su recuento de horas, podrán especificar la compensación económica de cada uno de ellos según lo estipulado en su contrato. El sueldo está relacionado con las competencias y las responsabilidades de cada empleado, pero también con las horas que le dedica esta persona a la empresa todos los meses.

Cómo es la jornada laboral en España (H2)

Al hablar de jornada laboral, tenemos que especificar el país en el que la empresa realiza su actividad económica (el convenio colectivo y la legislación vigente varía de un país a otro) y el tipo de contrato que tenga la persona. En España la jornada completa no puede superar las 40 horas semanales y las 9 horas diarias.

Los menores de edad, sin embargo, no podrán trabajar más de 8 horas diarias, incluyendo las pausas y los procesos de formación si los hay.

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Calcular las horas extraordinarias es obligatorio

Si por alguna razón los trabajadores tienen que realizar más horas de trabajo que las estipuladas en sus contratos, éstas deberán contabilizarse y ser remuneradas de la forma correspondiente.

Una vez más, el incumplimiento de esta normativa vigente en España desde el año 2019, significa arriesgarse a sanciones económicas elevadas.

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Qué tener en cuenta a la hora de calcular la jornada laboral

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Tal y como te comentábamos al principio del artículo, el recuento de las horas trabajadas se complica cuando empezamos a tener en cuenta todas las variables. Pero ¿de qué variables estamos hablando exactamente?

Tipo de contrato y duración
Sector en el que desempeñamos la actividad económica: no tiene nada que ver una persona que trabaja en una oficina con otra que trabaja en el sector hostelero, por ejemplo.
Fines de semana (sábados y domingos) así como festivos nacionales, locales y autonómicos. Un año tiene 335 días laborales, 365 si contamos festivos y fines de semana.
Vacaciones, ausencias y días de asuntos propios. En España es obligatorio tener al menos 30 días de vacaciones al año.
Leyes vigentes en cada país.

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Ejemplo práctico para calcular la jornada laboral

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Pongamos que un trabajador cuenta con un contrato de 40 horas laborales de forma semanal. La forma correcta de distribuir esas horas sería la siguiente:

El año tiene 365 días.
Restamos 30 días de vacaciones.
Restamos 62 días días teniendo en cuenta festivos y domingos.
Nos quedan 273 días para distribuir sus horas laborales.

Si por el tipo de trabajo el empleado trabaja de lunes a viernes:

Restamos 62 días (domingos y festivos) y 48 días (sábados).
En este escenario podemos distribuir sus horas en 225 días.

Es importante precisar que calcular las jornadas laborales no es lo mismo que calcular las horas de trabajo efectivas. Dentro de la jornada laboral encontramos las pausas y los descansos.

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Cómo calcular horas trabajadas en excel

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Ahora que ya conoces la importancia de llevar un seguimiento de las horas trabajadas de cada empleado, déjanos presentarte la manera más sencilla de hacerlo.

Actualizando los horarios de cada empleado en esta plantilla de excel, tendrás el recuento hecho de forma automática, beneficiando así al Departamento de Recursos Humanos, Departamento Financiero,...

Al descargar el documento, encontrarás 3 pestañas diferentes:

Modo de uso
Semana 1
Resumen S1

Modo de uso

Gracias a esta pestaña aprenderás a personalizar el documento.

Cómo cambiar el nombre del trabajador.
Cómo marcar las horas trabajadas.
Cómo marcar los días de ausencia.
Cómo acceder a la recapitulación de horas.
Cómo duplicar el documento para usarlo de forma constante.

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Semana 1

Aquí marcarás las jornadas laborales de cada empleado de lunes a domingo. En la parte final del cuadrante horario podrás marcar si algún trabajador ha estado ausente. Además, aparecerá un recuento de las horas trabajadas por día.

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Resumen S1 (resumen semana 1)

En esta pestaña encontrarás una recapitulación de cuántas horas ha trabajado cada empleado. Ni siquiera tendrás que sumar las horas que ha trabajado cada empleado cada día, el documento lo hará de forma automática por ti.

Por último, compartir este excel con los trabajadores podría resultar realmente beneficioso. De esta manera la empresa se mostrará totalmente transparente con la jornada laboral y el recuento de horas. Los empleados siempre agradecen la honestidad, la transparencia y la confianza.

Si bien este excel puede ser la forma más barata de calcular las horas trabajadas, no es la manera más eficaz. Existen softwares asequibles que hacen auténticas maravillas:

Crear la planificación de los horarios.
Informar a todos los empleados de sus horarios.
Crear nóminas de forma automática.
Controlar el horario para cumplir la normativa vigente.
Generar documentos automáticos para Recursos Humanos.
Firmar de forma electrónica para poder cumplir la ley de forma ágil y sencilla.

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Gracias a todos estos beneficios la empresa se vuelve más ágil y competitiva y los empleados estarán más contentos, organizados e informados. Tú decides.

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