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Si alguna vez has realizado una plantilla de horarios de trabajo, muy probablemente sepas que hacerla no es tan sencillo como parece. La tarea se complica cuando hay varios empleados, jornadas partidas, ausencias... En este artículo te enseñamos qué encontrar dentro de una plantilla de horario de trabajo y cómo utilizarla para sacarle el máximo partido.
¿Qué es una plantilla de horario semanal?
La plantilla de horario semanal en excel es un documento que te permite planificar, gestionar y compartir los horarios de trabajo de cada empleado. Es muy sencilla de editar y puede mejorar tus resultados empresariales gracias a una buena planificación. Una plantilla así, si se usa de manera adecuada, hace que tanto tú como tu equipo seáis mucho más productivos.
“No planificar es planificar el fracaso”
Por eso, en Skello, repetimos tanto nuestro mantra: Plan your success (planifica tu éxito).
Dicho esto, vamos a ver cuáles son los beneficios específicos de crear una plantilla de horario de trabajo.
Por qué es necesario tener una plantilla de horarios de trabajo
Este documento editable esconde un sinfín de beneficios que, a primera vista, podríamos pasar por alto:
- Anticipación
Contar con la plantilla de horario de trabajo te permite organizar los turnos de los empleados con tiempo. Esto permite que los trabajadores organicen sus vidas personales con tiempo y reduce el riesgo de ausencias de última hora.
- Aumentar la productividad del equipo
Cuando el documento se trabaja y actualiza de manera adecuada, el equipo estará mejor coordinado y tendrán la posibilidad de ser más productivos.
- Cumplir la ley sin necesidad de invertir mucho tiempo o dinero
Desde el año 2019 es obligatorio llevar un registro de las horas trabajadas de cada empleado. Dicho registro debe almacenarse durante al menos 4 años y estar siempre disponible en caso de que los sindicatos quieran acceder a él. También es obligatorio poder visualizar en él las horas extraordinarias.
El incumplimiento de la ley supone arriesgarse a una sanción monetaria que puede ascender hasta los 187.515€. Hay empresas que han invertido mucho dinero en contratar tecnología para poder realizar este seguimiento. La ley explica claramente que el método para realizar el seguimiento es decisión de la empresa. Con tener y actualizar este excel gratuito con los horarios de trabajo de cada empleado, es suficiente.
- Hacer un recuento automático de las horas trabajadas
Como decíamos al principio de este artículo, realizar una plantilla con los horarios de trabajo de cada empleado no es tarea fácil. Además, cuanto más grande es el equipo, más complicado resulta. En todo momento tenemos que tener en cuenta variables como: las horas estipuladas en cada contrato (no es lo mismo tener jornada completa que jornada parcial), las vacaciones, los descansos obligatorios de cada empleado (si algún empleado es menor sus pausas deben ser más largas) y un largo etcétera.
Este documento editable te facilita mucho la tarea al hacer un recuento automático de las horas trabajadas por empleado y semana. Simplifica el trabajo del departamento de recursos humanos gracias a la automatización.
- Crear y modificar el cronograma de manera fácil y rápida
Al usar la plantilla horario semanal, puedes hacer cambios en el cronograma cuando quieras. La creación del documento en sí, sin personalizarlo, lleva horas de trabajo.
- Compartir el horario de trabajo con tu equipo
Este beneficio esconde varios beneficios: si compartes el excel con tu equipo, cualquier cambio que realices se mostrará de forma automática en sus dispositivos. Además tienes la posibilidad de etiquetar a los usuarios para que no pasen nada por alto. El segundo beneficio es la claridad y la transparencia. Si por algún motivo personal un empleado no puede acudir un día en concreto, en un vistazo puede ver quiénes están disponibles para que le cubran y le cambien el turno.
Cómo utilizar la plantilla de horario trabajo
Ahora que ya conoces todos los beneficios de mantener la plantilla de horario semanal actualizada y compartida con tu equipo, vamos a ver paso a paso cómo utilizarla.
Esta plantilla en excel tiene la ventaja de ser realmente sencilla. Cuenta con 3 pestañas que podrás duplicar una y otra vez.
- Modo de uso
- Semana 1
- Resumen S1
Modo de uso
En esta primera pestaña podrás aprender a modificar y personalizar la plantilla en 5 sencillos pasos.
- Cómo cambiar el nombre de cada empleado
- Cómo marcar las horas de trabajo
- Cómo marcar los días ausentes
- Dónde ver el resumen de horas trabajadas por empleado
- Cómo duplicar el documento para poder utilizarlo semana tras semana
Semana 1
En esta pestaña podrás marcar los horarios de trabajo de cada empleado. Cuenta con todos los días de la semana (lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado y domingo) y cada día cuenta con un cronograma con franjas de 1 hora. En la última columna encontrarás la casilla de “ausencia” para marcarla en caso de que el empleado esté ausente ese día. Por último aparece un recuento de las horas trabajadas por día.
Podrás duplicar el documento completo las veces que quieras o duplicar esta pestaña dentro del mismo documento. Tú decides cómo quieres trabajar los horarios de trabajo de los empleados.
Resumen S1 (resumen semana 1)
En esta última pestaña encontrarás un listado con los nombres de todos los empleados y el total de horas trabajadas por semana. Está configurado de tal manera para que sume de forma automática las horas trabajadas por día y por trabajador y las muestre de forma sencilla.
De esta forma,el departamento de recursos humanos podrá hacer un seguimiento de las horas trabajadas al mes de cada uno de los empleados sin invertir demasiadas horas en tareas manuales y repetitivas.
Descarga ahora la plantilla de horarios de trabajo y empieza a personalizarla de inmediato.
Ejemplos de la plantilla de horarios de trabajo (H2)
Cuando descargues el documento, rápido verás lo fácil que es de utilizar. Desde Skello lo hemos diseñado para que sea lo más intuitivo posible. Es nuestra especialidad y la firma de la casa.
Preguntas frecuentes sobre la plantilla horario semanal
¿Es difícil crear el horario semanal de los empleados mediante esta plantilla de excel?
Tiene una pequeña curva de aprendizaje, como todo en esta vida. Pero no te llevará mucho tiempo familiarizarte con este método porque está todo explicado paso a paso en la primera pestaña. Aparece nada más descargar y abrir el documento.
Además, la primera vez tendrás que hacer ciertos ajustes como por ejemplo introducir el nombre de los empleados. Pero una vez que esté hecho, solo tendrás que centrarte en los horarios.
¿Qué pasa si algún trabajador se va de la empresa? ¿y si contrato personal?
Es normal que en las empresas haya rotación de personal de vez en cuando. Si eso sucede, podrás añadir a personas o eliminar personas existentes de forma realmente fácil.
¿Esta plantilla es útil si algunos empleados tienen jornada parcial y otros jornada completa?
Por supuesto. Eres libre de elegir cuántas horas trabaja cada uno de los empleados. Podrás modificarlo en pocos clics.
¿Y si algunos empleados tienen jornada intensiva y otros jornada partida?
Lo mismo. Esta plantilla es capaz de adaptarse a la perfección al funcionamiento de tu empresa. Mientras que mantengas el excel actualizado, no habrá ningún problema.
¿Esta plantilla de horario semanal es suficiente para cumplir la ley de control horario de los empleados?
Sí. Si mantienes el excel actualizado, almacenas los datos durante 4 años y compartes este archivo con los sindicatos si te lo piden, estarás cumpliendo la ley. Así evitarás posibles sanciones de hasta 187.515€.
¿Es capaz de crear informes mensuales y hacer un planning inteligente?
No. Al ser una plantilla excel tiene ciertas limitaciones. La única función inteligente que tiene es el recuento automático de horas. Si buscas un software en la nube capaz de planificar, comunicar a los empleados, generar nóminas, contar con una firma electrónica y mucho más deberías echarle un vistazo a nuestro software.
Descarga la plantilla ahora y optimiza la organización de tu negocio.
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