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Plantilla Excel - Planificación semanal

Marc
Marc
10.1.2023
-
Actualizado el
06
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10
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2023
Plantilla Excel - Planificación semanal

Si alguna vez te has enfrentado a la tarea de crear una plantilla de horarios de trabajo, seguramente sabrás que no es tan sencillo como parece. La complejidad aumenta significativamente cuando tienes que programar horarios para varios empleados, gestionar turnos partidos o manejar ausencias imprevistas. En este artículo, te mostraremos qué elementos encontrarás en nuestra plantilla de horarios y cómo aprovecharla al máximo para una gestión más eficiente.

Plantilla de planificación semanal

La plantilla de planificación semanal en Excel es un recurso fundamental para la planificación y gestión de los horarios laborales de tus empleados. Se trata de un documento altamente fácil de editar que te permite organizar y compartir de manera eficiente los horarios de trabajo de tu equipo. Su uso adecuado puede tener un impacto significativo en la productividad y el rendimiento empresarial.

Como dijo Alan Lakein, “No planificar es planificar el fracaso”, por eso, en Skello creemos firmemente en el principio de "Plan your success" (planifica tu éxito), ya que entendemos que la planificación efectiva es la clave para alcanzar tus objetivos. Por lo tanto, es fundamental comprender los beneficios específicos que conlleva la creación y uso de una plantilla de planificación para los empleados.

¿Por qué es necesario tener una planificación de las horas trabajadas?

Esta plantilla totalmente editable esconde un sinfín de beneficios que, a primera vista, podríamos pasar por alto:

  • Anticipación: Contar con una plantilla de planificación semanal te permite organizar los turnos de los empleados con antelación. Esto, a su vez, otorga a a los trabajadores la oportunidad de planificar sus vidas personales con tiempo y reduce el riesgo de ausencias de última hora.
  • Aumentar la productividad del equipo: Cuando la plantilla se trabaja y actualiza de manera adecuada, el equipo estará mejor coordinado y tendrá la posibilidad de ser más productivo. Una gestión eficiente del horario garantiza que cada miembro del equipo sepa cuándo y dónde se necesita su presencia, lo que mejora la eficiencia operativa.
  • Cumplir la ley sin necesidad de invertir mucho tiempo o dinero: Desde el año 2019, es obligatorio llevar un registro de las horas trabajadas de cada empleado. Dicho registro debe almacenarse durante al menos 4 años y estar siempre disponible en caso de que los sindicatos deseen acceder a él. También es necesario registrar las horas extra. El incumplimiento de esta ley puede resultar en sanciones financieras significativas, que pueden llegar hasta los 187.515€. Si bien algunas empresas han invertido mucho dinero en tecnología para realizar este seguimiento, la ley permite que la empresa elija el método de control. Mantener y actualizar este archivo Excel gratuito con los horarios de trabajo de cada empleado es suficiente para cumplir con los requisitos legales.
  • Hacer un recuento automático de las horas trabajadas: Este documento editable simplifica enormemente la tarea de realizar un recuento automático de las horas trabajadas por empleado y semana. Ofrece un alivio significativo al departamento de recursos humanos gracias a la automatización, teniendo en cuenta variables como las horas estipuladas en cada contrato, las vacaciones, los descansos obligatorios y más.
  • Crear y modificar el cronograma de manera fácil y rápida: El uso de la plantilla de horario semanal permite realizar cambios en el cronograma de manera rápida y sencilla. En comparación con la creación de un horario desde cero, que consume muchas horas de trabajo, esta plantilla simplifica drásticamente el proceso. 
  • Compartir el horario de trabajo con tu equipo: Al compartir el Excel con tu equipo, cualquier modificación que realices se reflejará automáticamente en sus dispositivos. Además, tienes la opción de etiquetar a los usuarios para que no pasen por alto las actualizaciones. En segundo lugar, fomenta la claridad y la transparencia. Si un empleado, por algún motivo personal, no puede asistir un día en particular, puede identificar rápidamente quiénes están disponibles para cubrir su turno, lo que facilita la gestión de cambios en el horario y evita confusiones.

Cómo utilizar la plantilla de horario trabajo

Ahora que ya conoces todos los beneficios de mantener la plantilla de planificación semanal actualizada y compartida con tu equipo, vamos a ver paso a paso cómo utilizarla. Esta plantilla en Excel se destaca por su simplicidad y cuenta con 3 pestañas que puedes duplicar cuantas veces desees.

Modo de empleo

En esta primera pestaña podrás aprender a modificar y personalizar la plantilla en 5 sencillos pasos. 

  • Cómo cambiar el nombre de cada empleado
  • Cómo marcar las horas de trabajo
  • Cómo marcar los días ausentes
  • Dónde ver el resumen de horas trabajadas por empleado
  • Cómo duplicar el documento para poder utilizarlo semana tras semana

Semana 1

Dirígete a la pestaña "Semana 1" para marcar los horarios de trabajo de tus empleados. Aquí encontrarás todos los días de la semana, cada uno dividido en franjas de una hora. En la última columna, podrás marcar la casilla de "ausencia" en caso de que un empleado esté ausente en un día determinado. Además, obtendrás un recuento automático de las horas trabajadas por día.

Puedes duplicar esta pestaña cuantas veces necesites, lo que te brinda la flexibilidad para administrar los horarios de tus empleados según tus preferencias y necesidades.

Resumen S1

En la última pestaña, "Resumen S1", encontrarás una lista de todos los empleados junto con el total de horas trabajadas por semana. Está diseñada para que sume automáticamente las horas trabajadas por día y empleado, presentando los datos de manera clara y sencilla. De esta manera, el departamento de recursos humanos puede realizar un seguimiento eficiente de las horas trabajadas por cada empleado en el transcurso del mes, sin tener que invertir tiempo en tareas manuales y repetitivas.

Preguntas frecuentes sobre la plantilla de horario semanal

¿Es complicado utilizar esta plantilla de Excel para crear la planificación semanal de los empleados?

La plantilla tiene una pequeña curva de aprendizaje, como la mayoría de las herramientas. Sin embargo, no te llevará mucho tiempo familiarizarte con ella, ya que cada paso está detalladamente explicado en la primera pestaña del documento, que se muestra automáticamente al descargarlo y abrirlo. Además, una vez que hayas ingresado los nombres de los empleados y realizado los ajustes necesarios en la primera ocasión, podrás centrarte principalmente en la programación de los horarios en las siguientes semanas.

¿Qué pasa si algún trabajador se va de la empresa? ¿y si contrato personal nuevo?

Es común que en las empresas haya cambios y rotación de personal personal de vez en cuando. Con esta plantilla, puedes añadirr o eliminar empleados de manera sencilla. No te enfrentarás a dificultades significativas en la gestión de los cambios de personal.

¿Es útil esta plantilla si algunos empleados tienen jornada parcial y otros jornada completa?

Absolutamente. La plantilla te otorga la libertad de definir la cantidad de horas que cada empleado trabaja. Puedes ajustarlo fácilmente en cuestión de clics, lo que la hace adaptable a diferentes tipos de jornadas laborales.

¿Y si algunos empleados tienen jornada intensiva y otros jornada partida?

La plantilla también es versátil en este aspecto. Puede adaptarse eficazmente a la estructura de tu empresa, ya sea que algunos empleados trabajen jornadas intensivas y otros tengan jornadas partidas. Mientras mantengas la hoja de Excel actualizada, no habrá inconvenientes en la gestión de horarios mixtos.

¿Esta plantilla de horario semanal es suficiente para cumplir la ley de control horario de los empleados?

Sí, siempre y cuando mantengas la plantilla actualizada, almacenes los datos durante un mínimo de 4 años y estés dispuesto/a a compartir el archivo con los sindicatos si llegan a requerirlo. Cumpliendo estos requisitos, estarás en conformidad con la ley y evitarás posibles sanciones que podrían llegar a los 187.515€.

¿La plantila es capaz de crear informes mensuales y generar un planificador inteligente?

No, esta plantilla Excel tiene ciertas limitaciones. Su característica principal es la capacidad de realizar un recuento automático de las horas trabajadas. Si buscas un software en la nube que pueda proporcionar funcionalidades adicionales, como la generación de informes mensuales y una planificación inteligente, te invitamos a explorar nuestro software Skello, con el que no solo podrás crear planificaciones y controlar las horas trabajadas por tus empleados, sino que además, podrás gestionar y firmar electrónicamente los docmuentos de RRHH, calcular las variables de nómina y optimizar el rendimiento de tu negocio, entre otros.

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