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A partir de 2025, todas las empresas tienen que contar con un sistema de fichaje que cumpla con los nuevos requisitos legales. Si todavía no has dado el paso, no pasa nada: muchas empresas están justo en ese punto y es normal sentirse algo perdido entre tantas opciones y normas nuevas.
Hemos preparado esta guía para acompañarte en todo el proceso, paso a paso. Aquí te explicamos de forma clara qué exige la ley, qué consecuencias tiene no cumplirla y qué soluciones puedes aplicar desde ya. Y no hace falta que seas experto: lo hemos escrito pensando precisamente en quienes buscan una explicación sencilla, sin rodeos.
También te ayudamos a entender las distintas opciones disponibles: fichaje digital, biométrico, con tablet o desde el móvil. Cada sistema tiene sus ventajas y es ideal para contextos distintos. Además, te contamos qué errores evitar y te damos ejemplos prácticos para que tomes decisiones con seguridad y para que sepas exactamente qué necesitas con tal de cumplir con la normativa y mejorar la organización de tu equipo en el camino.
Desde 2025 se ha iniciado un refuerzo sobre la normativa de registro de jornada. Se trata de un cambio importante que añade más requisitos técnicos y endurece las sanciones por incumplimiento. Si gestionas un equipo, es momento de revisar cómo lleváis el control horario y asegurarte de que todo está al día.
Desde 2019, todas las empresas deben registrar la jornada diaria de sus empleados. Pero a partir de 2025, no basta con cualquier método: los sistemas utilizados deben cumplir con estándares técnicos específicos y garantizar que los datos puedan ser revisados en cualquier inspección. Para quienes aún llevan el control en papel o en hojas de cálculo, este cambio es una llamada clara a modernizar el sistema.
Una cronología rápida para ubicarte:
¿Y si no cumples? Aquí tienes las sanciones previstas:
Como ves, incluso un pequeño descuido puede salir caro. Contar con un sistema conforme no es solo una formalidad: es una forma de proteger tu negocio y trabajar con tranquilidad.
En pocas palabras: a casi todas las empresas. Estas nuevas normas se aplican a:
Solo se excluyen algunos perfiles muy concretos, como los trabajadores autónomos, los cargos directivos con plena autonomía horaria o algunos cooperativistas. Aun así, lo recomendable es que todos los colectivos tengan un sistema de control, aunque sea básico. ¿Por qué? Porque muchas veces, incluso estas figuras pueden ser objeto de inspecciones o controles administrativos.
Sea cual sea el sistema que uses, hay que cumplir con una serie de condiciones muy claras. El sistema de fichaje debe garantizar:
Cumplir con todo esto no solo te mantiene en regla. También protege a tu empresa ante auditorías o posibles conflictos laborales.
No, al menos no de forma estricta. Puedes seguir utilizando formatos manuales, como Excel, siempre que tu sistema cumpla todos los puntos anteriores.
Para facilitarte las cosas, en Skello hemos creado una plantilla gratuita de Excel adaptada a la normativa actual. Es una buena opción para empezar, sobre todo si tienes un equipo pequeño o estás en fase de transición hacia una solución más profesional.
Hay muchas formas de llevar el control horario, y lo ideal es elegir la que mejor se adapte a tu realidad. Te dejamos un resumen claro de las opciones más comunes, con sus pros y contras, para que tomes la mejor decisión sin complicaciones ni sustos más adelante.
La opción más sencilla y económica. Son útiles para equipos pequeños o empresas que recién comienzan. Con una hoja de Excel puedes registrar entradas, salidas y pausas. Pero cuidado:
Son recomendadas solo como solución temporal o para microempresas muy estructuradas.
Se instalan en la entrada del lugar de trabajo y permiten fichar de forma presencial. Dentro de esta categoría, hay varias opciones:
Son ideales para entornos fijos, con un acceso controlado. Eso sí, requieren instalación técnica y cierto mantenimiento. También existe el fichaje biométrico, es decir, el reconocimiento por huella dactilar o reconocimiento facial, que pueden parecer muy seguras y fiables, pero, además más costosas, incumplen con la Ley de Protección de Datos, por lo que se trata de una opción ilegal.
Perfectas para equipos en movimiento o en formato híbrido. Desde el móvil permiten un fichaje con validación GPS, conexión WiFi o incluso códigos QR.
Además, muchas apps permiten firmar desde el móvil, lo que reduce el papeleo y facilita la gestión desde cualquier lugar.
La opción más completa si buscas automatizar, escalar y cumplir con la normativa sin complicaciones. Este tipo de solución te permite:
Antes de lanzarte a elegir un sistema, vale la pena detenerse un momento y analizar lo que realmente necesitas. No todas las empresas son iguales, y lo que funciona para una puede no encajar con la tuya. Es importante analizar el tipo de actividad, el perfil de los empleados, el presupuesto y las herramientas ya existentes en tu empresa. Fíjate en estos criterios fundamentales:
Optar por un software con un sistema de fichaje digital en lugar de una opción de fichaje manual puede marcar una gran diferencia en el día a día de tu empresa. ¿Cuáles son las razones?
El grupo Perro Viejo, con varios locales en España, enfrentaba desafíos en la gestión de horarios y fichajes manuales. Tras implementar Skello, lograron una mejora significativa en la eficiencia operativa.
Lo que marcó la diferencia:
Carmen, directora de Recursos Humanos (RRHH) del grupo, señaló: “Mis compañeros y yo estamos muy contentos con Skello, no solo porque el sistema es sumamente intuitivo, sino también por la facilidad de gestionar las planificaciones. Además, el equipo de Skello lo hace todo aún más sencillo. Siempre que nos surge alguna duda nos la resuelven rápidamente y eso es crucial para nosotros.”
Este caso demuestra cómo la digitalización del control horario laboral puede transformar la gestión de personal en el sector de la restauración, mejorando la eficiencia y la satisfacción del equipo.
¿Es obligatorio el sistema de fichaje en todas las empresas?
Sí, desde 2019 el sistema de fichaje es obligatorio para todas las empresas en España, independientemente de su tamaño o sector. A partir de 2025 se deben implementar nuevos requisitos técnicos y legales, como la automatización y la integración con plataformas de RRHH. Esto ayuda a las empresas a cumplir con las exigencias de almacenamiento de registros durante 4 años y el Estatuto de los Trabajadores.
¿Puede un empleado negarse a usar el sistema de fichaje?
No, el registro horario es obligatorio por ley. Los empleados deben registrar su jornada laboral, aunque siempre respetando su privacidad. La clave es la transparencia y una comunicación clara sobre cómo y por qué se utiliza el sistema para fichar en el trabajo.
El sistema debe ser fácil de usar y no debe vulnerar derechos laborales.
¿Cómo fichar con el móvil en el trabajo?
El fichaje móvil es perfecto para empresas con trabajadores en movilidad, como aquellos en hostelería o construcción. Utilizando aplicaciones móviles seguras, los empleados pueden registrar su entrada y salida con sistemas de firma digital, geolocalización o códigos QR. Esto automatiza y asegura el proceso, ahorrando tiempo al integrarse con plataformas de RRHH como Skello, especialmente para equipos deslocalizados.
¿Existe algún sistema para fichar gratuito para empresas?
Sí, existen plantillas de Excel gratuitas que cumplen con los requisitos legales. Sin embargo, estas soluciones requieren una gestión manual y pueden no ser suficientes para empresas más grandes o con equipos dispersos.
Las plataformas como Skello ofrecen soluciones más automatizadas y escalables, integrando el registro horario con otras funcionalidades como la gestión de ausencias y la preparación de nóminas. Invertir en una solución especializada puede evitar sanciones y mejorar la eficiencia.
¿Qué diferencia hay entre fichaje digital y fichaje biométrico?
El fichaje digital incluye cualquier tipo de registro mediante dispositivos electrónicos, como tablet o aplicaciones móviles. El fichaje biométrico usa características físicas, como la huella dactilar o el reconocimiento facial, para garantizar la autenticidad del registro. Además, a diferencia del fichaje digital, el fichaje biométrico es ilegal en Europa por incumplir la Ley de Protección de Datos.
¿Se puede integrar el fichaje con el software de nóminas?
Sí, muchas plataformas de fichaje, como Skello, permiten la integración automática con el software de nóminas. La integración con otras herramientas de RRHH permite optimizar los procesos, mejorar la gestión de ausencias y reducir errores humanos. Además, la automatización facilita la preparación de nóminas, lo que ahorra tiempo a los gerentes y reduce riesgos de errores.
¿Cómo elegir entre fichaje con tablet o con móvil?
La elección depende del tipo de trabajo y las necesidades de la empresa. Si los empleados están en movimiento o trabajan en distintos lugares, el fichaje con móvil es la opción más flexible. Las apps móviles permiten que los trabajadores registren sus horas desde cualquier ubicación. En centros fijos o empresas con acceso controlado, el fichaje con tablet puede ser suficiente, aunque el uso del móvil permite el envío de notificaciones en caso de olvido a la hora de fichar el inicio o final de la jornada.
Con la entrada del refuerzo de la normativa de registro de la jornada laboral obligatorio en 2025 es el momento perfecto para mejorar la gestión de tu equipo. No se trata solo de cumplir con la ley, sino de optimizar la eficiencia y el bienestar en tu negocio.
Skello te ofrece una solución pensada para hacer este cambio de forma fácil, segura y eficaz. Con su sistema intuitivo, puedes estar tranquilo sabiendo que cumples con la normativa, reduces tareas administrativas y mejoras la experiencia de tus colaboradores.
Comenzar con una plantilla Excel puede funcionar al principio, pero cuando tu empresa crece, necesitas algo más robusto. Descubre cómo el control horario de Skello te acompaña en ese paso hacia una gestión más eficiente.
