VeriFactu: qué es, cómo funciona y por qué tu negocio lo necesita

VeriFactu. Puede que ahora mismo esta palabra no te suene, pero a partir de 2026, pasará a formar parte del día a día de millones de negocios en España. Lejos de ser un tecnicismo más, marca un cambio estructural en cómo se entienden las obligaciones fiscales, la trazabilidad de las operaciones y la transparencia ante Hacienda.

Pero entonces...

¿Qué es VeriFactu?

VeriFactu es un sistema diseñado por la Agencia Tributaria (AEAT) que permite que las facturas emitidas por empresas y autónomos se generen en un formato seguro y puedan enviarse automáticamente a Hacienda, garantizando así su autenticidad, integridad y trazabilidad. Su objetivo es evitar el fraude fiscal mediante el uso de tecnologías que impidan la manipulación de facturas una vez emitidas.

La idea no es nueva; en 2017, la Agencia Tributaria implantó el SII (Suministro Inmediato de Información), que obliga a grandes empresas a enviar sus registros de facturación casi en tiempo real. Más tarde, la Ley 11/2021 de lucha contra el fraude fiscal prohibió expresamente el uso de software que permita manipular facturas, sentando las bases para sistemas inalterables como el que ahora propone VeriFactu. Y con la Ley Crea y Crece de 2022, se dio un paso más al establecer la obligación de emitir factura electrónica entre empresas y autónomos.

VeriFactu no llega por sorpresa y lo hace para unificar criterios, estandarizar procesos y automatizar el control fiscal.

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¿Qué dice exactamente la normativa sobre VeriFactu?

La base legal del sistema VeriFactu es el Real Decreto 1007/2023, publicado en el BOE el 6 de diciembre de 2023. Esta norma detalla los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos que registren procesos contables, de facturación o de gestión.

Además, se apoya en una Orden Ministerial publicada en octubre de 2024, que concreta aspectos técnicos clave como el formato de las facturas o la forma en que debe garantizarse la inalterabilidad de los datos.

¿Qué negocios están obligados a usar VeriFactu?

La normativa afecta a todos los negocios que usen un software para emitir facturas, tanto empresas (S.A., S.L., cooperativas,...) como a autónomos o asesorías y despachos que facturen en nombre de clientes. Y, aunque el envío automático a la AEAT (VeriFactu) será voluntario, usar un software adaptado será obligatorio para todos.

Sin embargo, existen ciertas excepciones:

• Territorios forales
• Empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII)
• Aquellos negocios no obligados a emitir facturas

¿Qué pasa si no cumples con la normativa de VeriFactu?

Según el artículo 201.bis de la Ley General Tributaria, se contemplan:

• Multas de hasta 50.000 € por ejercicio fiscal para quienes usen software que no garantice la integridad, conservación, trazabilidad y accesibilidad exigidas.
• Prohibición expresa del uso de programas de doble uso (es decir, que permitan facturar en A y en B).

Además, si no puedes acreditar ante Hacienda cómo y con qué sistema se han emitido tus facturas, puedes verte expuesto a inspecciones, ajustes fiscales y pérdida de credibilidad contable.

¿Qué requisitos debe cumplir tu software?

1. Obligación de usar un software de facturación adaptado

Todos los negocios deberán contar con un sistema que cumpla las siguientes condiciones:

• Integridad: no se puede alterar una factura una vez emitida.
• Conservación: el sistema debe conservar las facturas durante al menos 4 años, junto con un historial de operaciones.
• Accesibilidad: los registros deben estar disponibles para inspección inmediata.
• Legibilidad y trazabilidad: cada operación debe quedar reflejada (creación, modificación, anulación).

2. Formato estructurado y verificable

Cada factura deberá emitirse en formato estructurado, incorporando dos elementos clave:

• Código alfanumérico único (CSV), que permite identificar la factura.
• Código QR, obligatorio para facilitar la consulta y verificación por terceros (clientes o inspección).
• Huella digital (hash) que garantiza la integridad del contenido.

El formato más común será el .XSIG, que permite almacenar tanto los datos como la firma digital de forma segura

3. Envío automático a la AEAT

Los softwares deberán ofrecer la opción de enviar automáticamente las facturas a la AEAT, en tiempo real o de forma diferida. Esta funcionalidad:

• No es obligatoria (de momento), pero muy recomendable para garantizar cumplimiento inmediato.
• Facilita las revisiones, evita errores humanos y reduce la probabilidad de inspecciones.
• Debe quedar registrada dentro del sistema (incluso si no se activa).

4. Certificación y homologación de software

Los desarrolladores deberán asegurar que sus herramientas cumplen con:

• Especificaciones técnicas publicadas por la AEAT.
• Protocolos de firma, cifrado, almacenamiento y trazabilidad.
• Mecanismos de control de alteraciones y de envío seguro.

No será necesario un sello oficial de “software homologado”, pero sí se requerirá que el proveedor declare su conformidad técnica con la norma.

‍¿Cuándo entra en vigor VeriFactu?

La aplicación del sistema es progresiva y se estructura en tres fechas clave:

• 1 de abril 2025: publicación del Real Decreto 24/2025 que aprueba el reglamento que regula los requisitos que los softwares y programas deberán implementar en sus procesos de registro de la facturación.
• 1 de enero 2026: tanto los softwares de planificación como los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (empresas, sociedades anónimas, sociedades limitadas y otras formas jurídicas que deben cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes al Impuesto sobre Sociedades) tendrán que adaptarse a la nueva normativa para inicios del año que viene.
• 1 de julio de 2026: el resto de obligados tributarios (autónomos, pymes y otras entidades que, aunque deben cumplir con obligaciones de facturación, no están sujetas al Impuesto sobre Sociedades) tendrán un año para hacerlo.

¿Qué requisitos técnicos debe cumplir tu software?

Los sistemas informáticos de facturación deberán incorporar, como mínimo, las siguientes características:

Integridad e inalterabilidad

• Cada factura debe generar una huella digital
• No se pueden eliminar ni modificar facturas una vez creadas.

Registro de eventos

• El sistema debe guardar un historial completo de eventos: emisión, rectificación, cancelación, etc.

Formato estructurado

• Las facturas deberán emitirse en un formato técnico estructurado (.XSIG o similar).
• Deberán incorporar un código alfanumérico único (CSV) y un código QR para facilitar su validación.

Opción VeriFactu (envío a la AEAT)

• El software debe permitir (aunque de momento no obligar) el envío automático o diferido de las facturas a Hacienda.
• Este envío no será obligatorio, pero sí muy recomendable: cuanto más transparente seas, menos riesgo fiscal.

Declaración responsable del fabricante

• El desarrollador del software deberá emitir una declaración que acredite que su producto cumple con la normativa.
• No se necesita certificación oficial, pero sí estar listo para una posible inspección técnica.

¿Cómo afecta VeriFactu a los negocios?

Más allá del plano legal, VeriFactu impacta directamente en la operativa diaria de muchos negocios, es pecialmente en el sector de la hostelería y restauración, el sector de la construcción, al comercio minorista y a las asesorías y despachos profesionales. Estas son algunas consecuencias reales para negocios de cualquier sector:

• Registro obligatorio de todas las facturas que el negocio emita, aumentando la trazabilidad fiscal.
• Menos margen para errores y “ajustes” contables: todo queda registrado, con sello digital y acceso inmediato para Hacienda. Esto le da un mayor control a la entidad y reduce acciones fraudulentas, pero exige una mayor precisión en el registro de datos.
• Aumenta la presión sobre la digitalización: quienes aún operan con métodos manuales (Excel, papel, facturas a mano) necesitarán adaptarse sí o sí.
• Mayor transparencia y profesionalización: especialmente útil en relaciones con bancos, inversores o franquicias.
• Cambio cultural interno: los equipos deben entender que cada proceso ahora es trazable. La formación y la tecnología serán clave.
• Posibles sanciones por incumplimiento.

¿Cómo preparar tu negocio para VeriFactu?

Para implementar VeriFactu tendrás que adquirir un software de facturación electrónica homologado, pudiendo consultarlo en la web o dirigirte directamente al fabricante. Además, tenemos algunas recomendaciones para dar este paso:

1. Revisa tu software de facturación actual. ¿Es compatible o se actualizará a tiempo? Contacta con tu proveedor.
2. Consulta con tu asesoría. Ellos también deberán adaptarse, y pueden ayudarte a coordinar los cambios.
3. Evita herramientas manuales (Excel, Word, etc.). No son compatibles con los nuevos requisitos.
4. Prioriza sistemas conectados. Cuanto más centralices tu operativa, más fácil será cumplir con la trazabilidad fiscal.

La digitalización ya no es el futuro, es el presente.

VeriFactu ha puesto el foco en la obligación legal, pero sería un error quedarse solo ahí. La digitalización no solo te ayuda a cumplir con Hacienda, también es una oportunidad para ganar eficiencia, profesionalizar tu operativa y tomar mejores decisiones.

Hoy en día existen numerosos softwares que pueden ayudarte a automatizar y optimizar distintas áreas clave de tu negocio, como Skello. Esta plataforma de RRHH que no solo te ayuda a cumplir con el registro obligatorio de la jornada laboral mediante su sistema de fichaje digital, sino que te permite ahorrar hasta 35 horas mensuales, gracias a su planificación horaria de equipos sencilla y rápida y su automatización de tareas repetitivas.

En un entorno donde todo debe ser trazable, desde las ventas hasta los horarios, tener tus procesos conectados ya no es una ventaja competitiva, es una necesidad operativa.