Cómo administrar los RRHH de una franquicia en el comercio minorista

Actualmente, el área de recursos humanos juega un rol fundamental en la industria minorista.

Sin embargo, con la pandemia el escenario ha cambiado y el área de recursos humanos está experimentando constantes cambios gracias a fenómenos como la automatización de los procesos y el impacto de la digitalización.

Las perspectivas actuales es que haya un incremento cada vez mayor y una tendencia generalizada para expandir nuevos negocios en franquicia que iremos observando continuamente.

Sin duda, el éxito de una franquicia depende mucho de los fundadores quienes deben asegurarse de tener sistemas y procesos bien establecidos desde el principio.

Terminamos el 2021 y la pregunta es ¿cómo la industria de las franquicias se está adaptando a los altibajos que ha vivido el comercio minorista el año pasado?

La franquicia y el comercio minorista ante un nuevo panorama 

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Independientemente de los avances tecnológicos que se han introducido para ayudar a las operaciones de las tiendas, este sector sigue siendo intensivo en mano de obra.

En la industria minorista, los desafíos que enfrentan los equipos de recursos humanos son aún más complicados.

Las altas tasas de rotación, la necesidad de trabajadores estacionales, múltiples ubicaciones de tiendas, y la capacitación en todos los departamentos son solo algunas de las complejidades que enfrentan los profesionales de recursos humanos minoristas.

Por otra parte, es importante contar con un programa que nos ayude a contar con suficientes empleados en tienda de acuerdo a estadísticas anteriores porque el volumen de clientes en la tienda varía según el clima, la hora, la temporada, la ubicación y otros factores clave. Este es uno de los mayores desafíos en la gestión de la fuerza laboral.

Además con un sistema unificado el área de recursos humanos podrá gestionar la nómina, horarios y datos de los empleados.

La Asociación Internacional de Franquicias sostuvo que el desarrollo de este tipo de negocios está en aumento, con 26,000 ubicaciones franquiciadas se proyecta que el empleo de franquicias crezca en más del 10 por ciento.

¿Qué debe tener en cuenta el área de recursos humanos de una franquicia?

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A continuación te detallamos los puntos principales que debe tener en cuenta desde un inicio las personas encargadas de los recursos humanos de una cadena de franquicias lo cual permite conocer y desarrollar adecuadamente la estructura organizativa del comercio minorista.

• El organigrama con los diferentes niveles jerárquicos.
• Plantilla de personal: Cada puesto necesario debe tener prevista su jornada laboral y el número de empleados para cubrir las necesidades de la franquicia de comercio minorista.
• Salarios: cada puesto tendrá una remuneración acorde a las funciones y responsabilidades asociadas al cargo.
• Código de conducta de los empleados y acciones disciplinarias
• Salud y seguridad: en esta sección se repasan las normas de salud y seguridad que deben seguir en cada puesto de empleo.
• El plan de formación de una empresa incluye los diversos procesos y clases de formación

Nuevo sistema de trabajo

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Los sistemas de implantación del modelo híbrido laboral son diversos, dependiendo de la organización o comercio, pero hay uno que ha tomado mayor fuerza desde que empezó la pandemia:

El  3+2, que hace referencia a tres días de oficina y dos en casa.

Sin embargo, un aspecto que no pueden descuidar desde el área de recursos humanos es que el modelo híbrido no diluya la cultura corporativa. Para ello, es fundamental mantener a toda la plantilla conectada, comprometida y alineada con los objetivos de la organización.

Los minoristas están colocando hoy en día un mayor énfasis en las prácticas que incluyen reclutamiento, selección, desempeño, valoración, formación y desarrollo, compensación, planificación de carrera, etc.

Las organizaciones, de cara al próximo año, deben asumir que existe una creciente necesidad de agilidad y flexibilidad para adaptarse a entornos cada vez más cambiantes.

Contrataciones en la nueva normalidad 

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El franquiciado, como empleador, debe conocer el perfil adecuado a cada puesto de trabajo. Se trata de elegir al mejor candidato, no sólo para el momento sino de cara a las necesidades futuras del negocio.

Las políticas de selección del personal son un aspecto muy importante, al cual hay que prestarle mucha atención, como pueden ser los canales de captación o medios, los criterios para la selección de los candidatos y el procedimiento a seguir para ese proceso. 

Dependiendo de las características del puesto, el tamaño de la empresa e incluso el tipo de actividad que realiza se pueden captar candidatos a través de distintas vías. 

Ya sea una franquicia de baja inversión o una de talla mundial, integrar, motivar y formar al personal son palabras clave a las que se debe responder con acciones concretas en la política de recursos humanos.

Una de las principales estrategias de recursos humanos tiene que ver de manera constante con la formación continua de su personal como necesidad estratégica.

Por tanto, el empresario debe ser consciente de que este tipo de entrenamiento es lento y costoso, pero debe de estar convencido de que sus resultados llegarán y serán beneficiosos.

Asimismo y ante la nueva normalidad, la extensión del teletrabajo ha provocado que muchas empresas aceleren la transición del departamento de recursos humanos. En ese camino, la relación entre el empleado y el empleador se está redefiniendo completamente y la balanza se inclina hacia el lado del empleado.

Un punto aparte, son los millennials que ingresan a la fuerza laboral y vienen con un nuevo conjunto de expectativas sobre la evolución de la tecnología y cómo se realiza el trabajo.

El control de horas en el comercio minorista 

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Administrar el control de horas trabajadas es labor del departamento de RRHH. Con una plantilla de personal pequeña es más sencillo, cuando tenemos más trabajadores y además repartidos por diferentes sedes controlar las horas que trabaja cada empleado se complica.

El control horario en una empresa supondría poder saber qué trabajador está en su puesto de trabajo, gestionar los turnos con solo echar un vistazo al sistema. Esto es especialmente útil si tu empresa tiene una alta rotación de personal.

Hoy en día, las soluciones digitales no sólo facilitan la gestión de las horas de trabajo efectivo por parte de recursos humanos, sino que proporcionan a la organización una valiosa fuente de información sobre cómo se gestiona el tiempo.

Por su lado, la fuerza laboral se está volviendo más exigente, principalmente porque es más digital y diversa. Esto trae beneficios para las empresas del sector minorista, ya que los negocios se vuelven cada vez más eficientes y competitivos.

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Tecnología de recursos humanos en evolución 

Dado que gran parte del ciclo de vida del consumidor ahora está en línea, existe una gran demanda de equipos de recursos humanos minoristas para contratar empleados expertos en tecnología. Los empleados minoristas de hoy en día necesitan entender cómo usar herramientas que incluyen:

·         Sistemas electrónicos de control de inventario

·         Bases de datos centrales de CRM

·         Sistemas de punto de venta

·         Sistemas de previsión estadística

·         Herramientas de análisis

·         Plataformas de email y marketing social

Estos roles requieren más habilidades y, claro está, un mejor salario.

El software diseñado en torno a los empleados, cómo trabajan y qué los motiva, mejora la gestión de recursos humanos y contribuye a acelerar el crecimiento del negocio. 

Los datos demuestran, que el 47% de los ejecutivos encuestados cree que la tecnología digital tendrá un impacto en más de la mitad de sus ventas.

Además, cada vez más comercios minoristas recurren a soluciones de almacenamiento digital para un acceso rápido, seguro y compatible con todos los documentos de los empleados en la nube.

Hoy en día el sector retail tiene una estructura de negocio en la que se marcan objetivos, se evalúan los procesos, se detectan los problemas surgidos y se crean estrategias para resolverlos. Este avance no sería posible sin la tecnología que facilita el control y seguimiento de los colaboradores.

Nuevos roles profesionales 

En el comercio minorista los empleados realizan diferentes funciones. En muchos casos también desempeñan diferentes cargos, y dentro de su formación está incluido moverse por las diferentes franquicias para aprender sobre los diferentes puestos. Cuando un empleado perdura en el puesto de trabajo se especializa y desarrolla diferentes habilidades.

Existen plataformas de movilidad profesional, que desplazan a los empleados y les prueban en diferentes roles para evaluar hacia dónde pueden dirigir su carrera profesional.

El mundo del retail avanza y crea nuevos puestos y cargos en base a la especialización. Los empleados cada vez tienen más formación y esto les permite incorporarse en puestos de nueva creación que hace 20 años no existían. 

Esta especialización da una ventaja competitiva tanto al trabajador como al comercio minorista que le contrata.

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Retos a tomar en cuenta en el comercio minorista 

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Además de los cambios que vivimos por las medidas sanitarias, las firmas de comercio minorista tienen frente a sí diversos desafíos que, en materia de personas, afectan tanto a las organizaciones como a la propia función de los empleados.

En ese sentido, es importante tener en cuenta lo siguiente:

• Atraer nuevo talento para asegurar el crecimiento de la organización en tiempos de recuperación económica
• Avanzar en modelos de flexibilidad.
• Fomentar las políticas de diversidad en inclusión.
• Definir modelos de productividad y eficiencia del capital humano para una organización más sostenible.
• Capacitación de las personas en competencias digitales.
• Gestionar la salud psicoemocional de las personas frente a la nueva normalidad.
  

Encontrar personal para cubrir ciertas áreas del comercio minorista a veces es complicado, por eso los departamentos de recursos humanos, cada vez más, aplican técnicas de marketing para hacer más atractiva la oferta de trabajo. 

Cada acción y reacción de los empleados es medible por diferentes herramientas para determinar la forma más eficaz de llevar un equipo. Diseñar jornadas flexibles y una mayor conciliación laboral es clave para lograr encontrar personal motivado.

Según un informe de International Workplace Group y MindMetre Research, el 82% de las empresas que ofrecen trabajo flexible revelaron que son más productivas, mientras que el 58% de las organizaciones dijeron que esto condujo a una mejora en la satisfacción laboral.

Rotación de personal en el sector retail

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En España, las empresas cuentan con un 30% de rotación de personal. Actualmente, se estima que un 21% de los empleados abandona su trabajo de forma voluntaria por un mejor salario.

Pero hay tres motivos más: los trabajadores no se sienten identificados con los valores de la empresa ni con su estrategia, no soportan el mal clima laboral y carecen de posibilidades de  crecimiento.

Las estadísticas dicen que, una de cada tres compañías, elegir al candidato idóneo les supone entre uno y cinco meses. Cerca del 31% de las empresas tardan solo entre 15 días y un mes, mientras que un 28% necesita una o dos semanas.

Según datos de la Encuesta de Población Activa del Instituto Nacional de Estadística (INE), la tasa de paro se encuentra en un 14,5% y el desempleo juvenil en un 33%, sin embargo los responsables de recursos humanos del 57% de las empresas encuestadas, manifiestan tener problemas para cubrir determinados puestos.

El sector retail es el segundo con mayor rotación de personal. El comercio minorista debido a las diferentes actividades en las cuales se basan el sector minorista del retail, y las exigencias que conllevan estos trabajos, que normalmente son agotadores, conllevan muchas horas, etc. Es difícil que el personal siempre sea el mismo y por eso se genera una rotación de personal muy importante, hay que ir renovando y formando cada vez a más personal y sobre todo si se quiere expandir el negocio. 

Es vital poder controlar el proceso y las rotaciones, formaciones, todos los procesos en los cuales se ve involucrado el personal o la creación de nuevos puestos de trabajo. 

Para muchos de los minoristas de hoy, el éxito es impulsado por una fuerza laboral comprometida, y esto depende de la construcción de una cultura significativa.

Según Harvard Business Review, las empresas de alta rotación que se centraron en el desarrollo de prácticas de alto compromiso de los empleados redujeron las tasas de rotación en un 25 por ciento.

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Conclusión

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Para la industria del comercio minorista, la retención y la rotación sigue siendo el principal desafío para los profesionales de recursos humanos.

Los responsables de recursos humanos deben fomentar el aprendizaje continuo y permitir cierta flexibilidad en las funciones para que cada empleado encuentre el lugar donde mejor desarrolla su desempeño. 

Y por último, es importante destacar que la franquicia sigue siendo una de las opciones de mayor confianza para la inversión y el desarrollo de pequeñas y medianas empresas.

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