Despídete del papel y cumple las normas con la firma electrónica

Desde 2016, Skello busca reinventar la experiencia de trabajo de los equipos de la hostelería. Durante los últimos años, hemos lanzado varias funcionalidades para la planificación que permiten simplificar el día a día de más de 15.000 empresas y 300.000 empleados.

Para seguir con esta tendencia innovadora que tanto nos caracteriza, lanzamos hace unos meses una nueva funcionalidad: la firma electrónica. Una novedad diseñada para responder a una necesidad crucial para un gran número de clientes: firmar de manera fácil y rápida las hojas de asistencia de los empleados para ajustarse aún más a los requisitos legales.

Una experiencia sencilla, rápida, segura y sin papeleo

Nuestra solución resuelve una cuestión clave y refleja la necesidad de los restaurantes y hoteles en cuanto al control de las hojas de asistencia. La firma electrónica abre las puertas de:

1. Un proceso de firma en línea sencillo y rápido para enviar, recibir, seguir y almacenar las hojas de asistencia de tus empleados.
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2. Una experiencia legal, segura y conforme al RGPD para tus hojas de asistencia individuales a través de nuestro socio europeo de firma electrónica Yousign, con el certificado eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services).
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3. Una experiencia todo en uno y sin papeleo. Una vez firmadas, tus hojas de asistencia se centralizan y pueden consultarse en todo momento y de forma ilimitada, directamente desde Skello.

¿Por qué la firma electrónica?

Antes de tirarnos a la piscina, hicimos lo que es habitual en nosotros, cuestionarnos todo y preguntar a los usuarios de nuestra solución. Para concebir esta nueva herramienta, interrogamos a los principales interesados: nuestros clientes.

Nuestro objetivo era comprender su experiencia actual con la firma de hojas de asistencia individuales de sus empleados. Una vez obtenidos los resultados, los dividimos en tres categorías:

• La carga que supone un proceso manual y en papel: hojas de asistencia extraviadas, recordatorios incesantes a los empleados, superación de los plazos de firma, entre otros.
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• Las irregularidades administrativas ligadas a la firma de hojas de asistencia: hojas sin firmar, plazos de firma no respetados y pérdida de tiempo durante las inspecciones legales.
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• Una experiencia dispersa y desorganizada: carpetas perdidas, extraviadas o desechadas antes de la fecha límite, papeles amontonados en carpetas acumulando polvo...
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Los que mejor lo saben, son nuestros clientes:

"Ahora mismo, lo estamos haciendo todo a mano. Tenemos que correr detrás de los empleados, abordarlos entre dos servicios para tenderles una hoja o molestarlos durante sus descansos... Si ya perdemos un montón de tiempo con las planificaciones, con las hojas de asistencia es aún peor". Fabio, Gerente de un restaurante.

"La firma de hojas de asistencia es un imperativo legal exigido en las inspecciones de trabajo. No obstante, algunos empleados no las firman por falta de tiempo o porque no comprenden su importancia. El problema es que, cuando llega una inspección, la responsable soy yo". Inés, encargada de un bar de copas.‍

"Trabajamos con personas jóvenes que proceden de una generación cada vez más digital. Creo que soy yo la que debe adaptarse, y no a la inversa. Debo innovar en mi forma de comunicar para implicarlos y retenerlos. Sin embargo, mis programas no tienen una herramienta de firma incorporada". Palma, dueña de restaurante.

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En una época en la que las empresas altamente digitalizadas tienen empleados más productivos (+21 %) y más leales (+15 %), las herramientas digitales están demostrando ser factores esenciales para atraer, fidelizar y retener a los equipos.

Por eso decidimos unirnos a la empresa Yousign. Por su condición europea, Yousign nos brinda sus conocimientos sobre firma electrónica y, sobre todo, es un proveedor de confianza que se ajusta al 100 % a las exigencias de los requisitos del eIDAS y del RGPD.

En Skello creemos que las soluciones que aportamos a través de herramientas digitales permiten simplificar el trabajo de los equipos operativos. La firma electrónica se ajusta a esta convicción: es una funcionalidad que reducirá la carga mental de nuestros clientes y les permitirá cumplir con la legislación. El objetivo es el mismo: centrarse en lo esencial.

¿Nuestra conclusión?

Si quieres asegurar tu negocio frente a las inspecciones legales, digitalizar tu restaurante, simplificar tu gestión de RRHH y ahorrar tiempo con una solución integrada y adaptada a todas las normativas europeas, te recomendamos que incluyas en tu restaurante un sistema digital que te facilite las tareas y te cubra las espaldas.

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