Control horario: ¿estás cumpliendo con la normativa 2026?

El control horario no es solo una obligación legal. Es un elemento clave para cuidar el equilibrio entre tu equipo y tu negocio. En 2025, la normativa se está actualizando para adaptarse a la digitalización y a los nuevos modelos de trabajo. 

Si todavía no tienes un sistema eficaz, ahora es el momento de actuar. Con la herramienta adecuada, no solo cumplirás la ley: también ganarás en organización, transparencia y confianza.

‍

Control horario: cómo aplicarlo y qué beneficios aporta a tu empresa

Cumplir con la normativa del control horario no tiene por qué ser una carga. Con la tecnología actual, es posible convertir una obligación legal en una oportunidad para mejorar la organización y el bienestar del equipo.

Cuando implementas un sistema digital fiable:

• Cumples la ley y evitas sanciones. Cumplir con la normativa laboral se vuelve sencillo cuando cuentas con un sistema que registra cada jornada de forma precisa y automática.
• Reduces errores administrativos y ahorras tiempo. La digitalización del control horario elimina tareas repetitivas y te permite centrarte en la gestión real de tu equipo.
• Mejoras la comunicación interna. Todos saben cuándo y cómo deben trabajar. La transparencia en los horarios fortalece la confianza y facilita la coordinación entre los diferentes turnos.
• Optimización de horarios y recursos. Gracias a registros confiables, puedes planificar con datos reales en lugar de suposiciones, ajustando cargas de trabajo y evitando sobrecargas.
• Facilitas auditorías. Con registros accesibles y trazables, estar preparado ante inspecciones o auditorías es mucho más sencillo.
• Protección del bienestar y motivación del equipo. Evitar sobrecarga laboral genera confianza y satisfacción, reduciendo desgaste y rotación de personal.

El objetivo no es solo registrar horas, sino gestionar mejor el tiempo y los recursos, generando confianza y mejorando la experiencia de trabajo de tu equipo.

En Skello lo tenemos claro: una buena organización diaria es el primer paso hacia el éxito colectivo.

‍

¿Qué es el control horario?

El control horario es el registro diario de las horas trabajadas por trabajador, o dicho de otra forma el registro diario de la jornada laboral. Debe incluir la hora de entrada, la hora de salida y, cuando proceda, las pausas. Este registro permite calcular con precisión las horas trabajadas, así como las posibles horas extraordinarias.

Todos los empleados con contrato laboral están obligados a formar parte de este registro, ya sea a tiempo completo o parcial. La única excepción corresponde a determinados cargos directivos o autónomos que tengan un contrato especial. 

El objetivo principal del control horario es triple:

• Garantizar transparencia entre empresa y trabajador.
• Controlar las horas extraordinarias y evitar abusos.
• Cumplir con la normativa laboral vigente.

Métodos más comunes de registro horario

Existen distintas formas de registrar el tiempo de trabajo:

• Manual: hojas de cálculo o papel. Aunque puede servir en equipos muy pequeños, resulta poco fiable, difícil de auditar y vulnerable a errores, duplicidades o pérdida de información con el tiempo.
• Biométrico: ya que los datos biométricos se consideran categorías especiales de datos personales y su uso con fines de fichaje diario ha sido claramente limitado por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y el European Data Protection Board (EDPB). 
• Software digital: aplicaciones o plataformas online que permiten registrar jornadas de forma automatizada, centralizar datos, acceder desde cualquier lugar y mantener un histórico conforme a la normativa. Una ventaja clave: se facilita conservar los registros durante el período mínimo exigido (por ejemplo, cuatro años) lo que ayuda a cumplir con la ley.

Cada vez más empresas optan por soluciones digitales que centralizan toda la información y garantizan trazabilidad, cumplimiento normativo y el mantenimiento del histórico.

‍

Control horario: qué dice la ley y cómo ha cambiado hasta 2025

Decreto 8/2019: ¿qué obliga desde 2019?

Desde mayo de 2019, todas las empresas españolas están obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados, incluyendo la hora de inicio y fin de cada jornada.

Este registro debe:

• Estar disponible para consulta por los trabajadores o sus representantes.
• Estar accesible para la Inspección de Trabajo en caso de requerimiento.
• Conservarse durante al menos cuatro años, garantizando trazabilidad en caso de auditorías o reclamaciones.

El incumplimiento de estas obligaciones puede derivar en sanciones económicas según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).

Novedades previstas para 2025 y 2026: digitalización

Existen propuestas y borradores legislativos que buscan modernizar el registro horario hacia un modelo digital. Aunque todavía no se han publicado como obligación definitiva, los objetivos principales de estas reformas son:

• Favorecer el uso de sistemas digitales fiables y trazables para registrar la jornada laboral.
• Garantizar la transparencia y la accesibilidad de los datos para trabajadores, sindicatos y la Inspección de Trabajo.
• Cumplir con la normativa de protección de datos personales (RGPD) y asegurar la integridad de la información.

La digitalización no solo facilita la gestión, sino que reduce riesgos y mejora la fiabilidad del registro. Además, permite acceder a los datos en tiempo real desde cualquier dispositivo, garantizando total transparencia. Este enfoque moderno ofrece a las empresas una visión más precisa y segura del tiempo trabajado.

¿Quiénes están exentos de fichar?

No todos los trabajadores están obligados a fichar:

• Autónomos y empresarios individuales.
• Altos directivos con contrato especial.
• Empleados en modalidades de teletrabajo muy flexibles, siempre que exista un acuerdo que lo regule.
• Trabajadores temporales de ETT (en cuyo caso el control recae en la empresa usuaria).

Sin embargo, incluso en los modelos híbridos o flexibles, la recomendación del Ministerio de Trabajo es mantener un registro digital accesible.

¿Qué pasa si no cumples con el control horario?

No cumplir con la normativa del control horario puede tener consecuencias graves para la empresa. A su vez, el incumplimiento puede generar conflictos laborales, pérdida de credibilidad ante los empleados y complicaciones legales en caso de inspección o reclamaciones.

Sanciones y multas

Las infracciones se clasifican en tres niveles:

• Leves: cuando existen pequeños errores o retrasos en los registros. Sanción entre 70 y 750 €.
• Graves: cuando no se lleva un control horario adecuado o no se conserva la documentación. Sanción entre 751 y 7.500 €.
• Muy graves: manipulación o falsificación del registro, o negativa a presentarlo ante una inspección. Sanción de 7.501 a 225.018 €.

Durante una inspección, se solicita:

• El registro de jornada de los últimos cuatro años. Esta documentación permite demostrar la trazabilidad del trabajo realizado y sirve como prueba ante cualquier inspección o reclamación.
• La evidencia de que el sistema utilizado cumple con el RGPD. Es fundamental garantizar que los datos personales de los empleados estén protegidos y que el acceso esté restringido únicamente a las personas autorizadas.
• La política interna de control horario y comunicación con los empleados. Refleja el compromiso de la empresa con la transparencia y ayuda a que todo el equipo entienda cómo y por qué se registran las horas de trabajo.

Las sanciones no solo afectan económicamente: pueden dañar la reputación y la confianza del equipo. Y lo que es peor, pueden poner en riesgo la estabilidad interna de la empresa y la relación de confianza con los empleados.

Cómo implementar correctamente un sistema de control horario

Aplicar un sistema eficaz no es complicado, pero requiere planificación.

Pasos para aplicar un sistema de control horario eficaz

1. Evalúa tu situación interna: número de empleados, modalidades de trabajo (presencial, remoto o mixto) y necesidades específicas.
2. Selecciona el sistema adecuado: puede ser una app móvil, un terminal de fichaje o una plataforma web.
3. Forma a tu equipo: explica por qué es importante y cómo usarlo correctamente.
4. Supervisa y ajusta: revisa los registros periódicamente para detectar errores.

Ejemplo práctico:
María tiene un contrato de 35 horas semanales. Esta semana trabajó 38 horas. El sistema registra automáticamente 3 horas extras, que deben compensarse o abonarse conforme al convenio.

Qué características debe tener una herramienta de control horario

Una buena herramienta debe cumplir con los siguientes criterios:

• Trazabilidad: cada fichaje queda registrado con hora, ubicación y dispositivo.
• Integridad del registro: no se puede modificar sin dejar rastro.
• Cumplimiento RGPD: datos protegidos y accesibles solo a las personas autorizadas.
• Accesibilidad: desde ordenador o móvil.
• Integración: posibilidad de sincronizar con nómina, ERP o sistemas de RRHH.

Mejores herramientas de control horario

Si quieres profundizar, consulta también nuestro análisis actualizado: las mejores apps de control de horas trabajadas en 2025.

¿Cuáles son los beneficios de un buen control horario?

Un sistema de control horario bien implementado genera beneficios tanto para la empresa como para los empleados.

Ventajas para la empresa

• Cumplimiento legal garantizado.
• Automatización de tareas administrativas.
• Reducción de errores en nómina.
• Optimización de vacaciones y ausencias.
• Mejor visión global del tiempo productivo.

Además, disponer de datos precisos permite tomar decisiones estratégicas sobre productividad y costes laborales.

Ventajas para los empleados

• Claridad y transparencia en sus jornadas y horas extra.
• Equidad en la distribución del trabajo.
• Mayor autonomía y confianza, especialmente en modelos híbridos.

Un sistema transparente mejora el clima laboral y refuerza el compromiso de los equipos, tal como se establece en el Estatuto de Trabajo y el registro de horas, que promueve la equidad y la claridad en la gestión del tiempo laboral.

FAQ

¿Es obligatorio el control horario?

Sí. Desde 2025, las empresas con más de 50 empleados deben usar un sistema trazable. Las más pequeñas también deben registrar las horas, aunque pueden hacerlo con medios más simples.

¿Quién controla los horarios de trabajo?

La Inspección de Trabajo supervisa el cumplimiento y puede solicitar los registros en cualquier momento.

¿Qué dice la ley del control horario?

El Real Decreto 8/2019 establece la obligación de registrar diariamente la jornada laboral y conservar esos datos durante cuatro años.

¿Qué debe tener un sistema de control horario?

Debe garantizar trazabilidad, inviolabilidad, cumplimiento del RGPD y accesibilidad para empleados y autoridades.

¿Se puede fichar desde el móvil?

Sí. Las apps como Skello permiten fichar desde el móvil de forma segura, incluso en teletrabajo.

¿Hay control horario gratis?

Existen opciones básicas, pero suelen carecer de garantías legales o trazabilidad. Las soluciones profesionales ofrecen más seguridad y ahorro a largo plazo.

Conclusión

Cumplir con la normativa de control horario en 2025 ya no es una opción, sino una necesidad estratégica. Con un sistema digital fiable, tu empresa no solo evita sanciones, sino que gana en eficiencia, transparencia y motivación del equipo.

En Skello, creemos que la gestión del tiempo debe ser sencilla, humana y colaborativa. Nuestra tecnología te ayuda a planificar con facilidad, controlar los costes y mejorar el día a día de tu equipo.