El registro de las horas de los empleados es una necesidad en la empresa. Permite realizar un control del tiempo de trabajo llevado a cabo por cada empleado con minuciosidad, teniendo en cuenta no solo sus ausencias y retrasos, sino también las eventuales horas extras realizadas.
Mas, a parte de ser muy útil, el fichaje horario es obligatorio. Desde 2019, todas las empresas en España están obligadas a registrar diariamente la jornada laboral de sus trabajadores. Este registro no es opcional ni depende del tamaño de la empresa o del tipo de contrato. Ya seas responsable de RRHH o empleado, es fundamental conocer en qué consiste esta obligación legal, cómo debe aplicarse y qué herramientas existen para cumplirla con garantías.
El control de horas consiste en registrar el tiempo de trabajo y los horarios realizados por los empleados de una empresa. Se trata, para el empleador, de una obligación legal recogida en el Real Decreto-ley 8/2019.
Dicho esto, el empleador es completamente libre de elegir el sistema y método de fichaje del tiempo de trabajo. Sin embargo, este sistema debe respetar ciertas reglas, independientemente del tipo de jornada (completa, parcial, teletrabajo, etc.), incluyendo:
No se establece un formato obligatorio, pero el método elegido debe ser fiable, inalterable y accesible tanto para el trabajador como para la Inspección de Trabajo. Para asegurar esta accesibilidad debe conservarse como mínimo 4 años y, como responsable de RRHH, tienes la obligación de proporcionar estos datos a tus empleado o a cualquier organismo en caso de control.
El incumplimiento de esta obligación puede suponer sanciones administrativas de hasta 10.000 €, especialmente si se detecta en una inspección o tras una reclamación laboral. Además, no disponer del registro puede complicar la defensa de la empresa ante demandas por impago de horas extra o incumplimientos de jornada.
¿Y si un empleado no quiere fichar? Cuando se establece un sistema de registro horario, todos los empleados deben utilizarlo. No fichar puede considerarse un incumplimiento grave, con posibles sanciones disciplinarias. Incluso podría dar lugar a despido, si se acredita reiteración.
No obstante, si el sistema implantado vulnera derechos fundamentales (en España, por ejemplo, el fichaje biométrico es ilegal sin consentimiento informado), el trabajador tiene derecho a impugnarlo.
En el caso de fichar antes de la hora prevista de entrada, no se le pueden contar horas adicionales, salvo que se haya autorizado expresamente. Si la empresa opta por horarios fijos, llegar antes no dará ventajas particulares al empleado. Por el contrario, si ficha después de la hora prevista de entrada, pierde tiempo de trabajo. Por lo tanto, puede descontarse del salario o justificar una falta parcial.
En cualquier caso, debe saber que las horas trabajadas después de la hora prevista de salida deben considerarse horas extraordinarias. Según el Estatuto de los Trabajadores, estas deben ansadas con tiempo de descanso equivalente o retribuidas con el recargo que establezca el convenio colectivo aplicable. En ningún caso pueden ser absorbidas de forma tácita o ignoradas por la empresa.
La implantación de un reloj registrador o de una solución digital de control horario en la empresa ofrece numerosas ventajas tanto para el empleador como para los empleados.
Beneficios para el empleador:
Beneficios para los empleados:
En España, el Real Decreto-ley 8/2019 establece la obligatoriedad del registro diario de jornada para todas las personas trabajadoras, independientemente de su tipo de contrato o jornada. Pero corresponde a la empresa determinar el sistema de fichaje, siempre que cumpla con los principios de fiabilidad, veracidad y respeto a los derechos laborales. Aunque el método es libre (papel, Excel, software, etc.), debe garantizar trazabilidad y protección de datos conforme al RGPD.
Esta es la opción más básica y extendida, especialmente en pequeños negocios. Puede consistir en una hoja de papel o una plantilla de Excel donde cada empleado anota su hora de entrada y salida, firmada por ambas partes. Aunque legalmente válida, esta fórmula presenta varias limitaciones: no permite validación automática, dificulta la detección de errores o fraudes y resulta poco práctica para empresas con varios centros o turnos. Además, debe conservarse durante al menos 4 años, lo que complica su almacenamiento y aumenta considerablemente el riesgo de extravío o deterioro con el paso del tiempo.
Esta solución automatiza el fichaje sin necesidad de grandes recursos técnicos, lo que la hace ideal para pymes. Funciona mediante tarjetas identificativas que los empleados pasan por un lector. El sistema registra de forma automática la identidad del empleado, la fecha y la hora. Algunos modelos permiten integrar software de gestión del tiempo, lo que facilita el control diario y reduce errores. Es una herramienta fiable, especialmente cuando se necesita justificar fichajes ante inspecciones o auditorías.
El fichaje electrónico es una de las mejores opciones para las empresas. Rápido de instalar y fácil de usar, el reloj registrador en tableta revoluciona el fichaje de los empleados en el lugar de trabajo. No es necesario ser un experto en tecnología, la puesta en marcha se realiza en cinco minutos:
Esta tableta, que actúa como reloj de fichaje para la empresa, generalmente se coloca en la entrada del establecimiento y debe ser fácilmente accesible para los empleados al llegar.
Directamente accesible desde una aplicación móvil, el reloj registrador móvil permite a los empleados registrar sus horas de trabajo y su lugar de trabajo con total autonomía, siempre cumpliendo con la normativa de protección de datos. Gracias a esta solución, los managers pueden seguir el tiempo de trabajo de los equipos, estén donde estén. Esto hace que sea la opción ideal para equipos móviles o en teletrabajo.
Skello, la herramienta de gestión de RRHH y optimización del trabajo, ofrece dos soluciones de reloj de fichaje digital para una experiencia completa desde la planificación hasta la preparación de la nómina.
Si Skello combina todas las ventajas de un reloj registrador horario para el personal y del fichaje en tableta o móvil en un solo sistema de fichaje horario, solo te queda decir: ¿Dónde firmo?
