Hoja de registro de horas: plantilla Excel para descargar

Desde 2019, todas las empresas en España están obligadas a llevar un control diario de las horas trabajadas por sus empleados. Y, aunque suene simple, muchas pequeñas y medianas empresas aún no tienen un sistema claro, fácil y profesional para cumplir con esta obligación.

Si estás buscando una plantilla gratuita para registrar las horas trabajadas por tus empleados en Excel, estás en el lugar adecuado. Gracias a esta plantilla, podrás llevar un control diario y mensual de la jornada laboral, registrar entradas y salidas, y cumplir con la normativa española sobre registro de jornada.

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¿Para qué sirve la hoja de control de horas?

La hoja de control horario, también conocida como hoja de registro o parte de horas, sirve para registrar el tiempo de trabajo efectivo de los empleados, incluyendo el inicio y final de jornada, descansos, horas extraordinarias y ausencias justificadas o no. Este registro, ya sea en papel o digital, permite seguir con precisión las ausencias de los diferentes colaboradores, sus retrasos o incluso sus horas extra (u horas complementarias en el caso de un trabajo a tiempo parcial) y garantizando que tu negocio cumpla con la normativa de jornada laboral, que establece las 40 horas como el máximo semanal (aunque esta jornada se podría ver afectada por la nueva Ley de Jornada Laboral, que la reduciría hasta las 37,5 horas).
Antes se utilizaba en formato papel, pero hoy en día es más común en forma de tabla de Excel.

Es de real importancia debido a que la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019 y la Ley de Control de Jornada establece el fichaje de la jornada laboral obligatorio en España. Por ello, todas las empresas del país están obligadas a registrar diariamente la jornada laboral de su plantilla, independientemente del tipo de contrato (tiempo completo, parcial, temporal, etc.). Este control es obligatorio incluso para trabajadores en remoto.

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¿Cómo crear una hoja de control de horas en Excel?

Una hoja de control de horas en Excel, cuando está bien configurada, permite ahorrar tiempo. Este documento de gestión de recursos humanos debe contener como mínimo:

• Datos del empleado: nombre, apellido, puesto, departamento y responsable directo.
• Periodo de registro: el mes o año de trabajo.
• Día de trabajo: incluyendo hora de entrada y de salida; inicio y fin de pausa, en caso de jornada contínua; total de horas trabajadas ese día; y observaciones (incidencias, ausencia,...)
• Resumen mensual del tiempo trabajado: total de horas trabajadas, horas extra, ausencias,...
• Firma del empleado y del responsable

Si quieres ahorrar tiempo, puedes descargar gratis nuestra plantilla de control horario en Excel. Sencilla, editable y válida para cumplir con la inspección de trabajo.

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¿Qué ha cambiado en la normativa sobre el control del tiempo de trabajo en España en 2025?

La legislación sigue avanzando para reforzar la transparencia y el cumplimiento en materia laboral. Por ello, en 2025 el control horario no solo es obligatorio, sino que ahora se exige mayor rigor.

Algunos de los principales cambios son:

• El registro debe ser diario y detallado, incluyendo pausas y horas efectivas trabajadas.
• La firma del trabajador es fundamental para validar cada jornada.
• Los datos deben almacenarse de forma segura y accesible, tanto para la empresa como para las inspecciones de trabajo.

Y ojo: las sanciones por no cumplir pueden ser elevadas. De ahí que contar con un registro claro sea algo que no conviene dejar para después.

¿Cuánto tiempo se debe conservar una hoja de control de horas?

Según la normativa española, el registro de jornada debe conservarse durante al menos 4 años, y estar disponible para:

• La Inspección de Trabajo y Seguridad Social, en caso de revisión.
• Los propios empleados, que tienen derecho a consultar sus registros.
• La representación legal de los trabajadores, si la hubiera.

Estos registros no deben ser manipulables y deben almacenarse de forma segura, ya sea en papel o formato digital.

¿Qué alternativas hay para controlar la jornada laboral?

Viniste buscando una plantilla gratuita y encontraste oro. Aunque el Excel es una herramienta accesible y gratuita, no siempre es suficiente cuando hay varios empleados o turnos variables. Los errores de fórmula, el riesgo de pérdida de datos y la dificultad para mantener un archivo centralizado hacen que muchos responsables de RRHH opten por software especializados de control horario.

💡 En este sentido, Skello ofrece una solución digital integral con un sistema de fichaje horario, control de jornada y planificación horaria, cumpliendo 100 % con la legislación vigente. Con Skello puedes:

• Registrar entradas y salidas de forma automática (web, app o tablet).
• Verificar jornadas incompletas, ausencias y horas extras.
• Descargar informes en Excel o PDF para inspección de trabajo.
• Sincronizar el control horario con los cuadrantes y turnos.
• Garantizar un almacenamiento seguro de los datos durante 4 años y cumplimiento normativo.
• Ahorrar tiempo y reducir errores gracias a la automatización de procesos administrativos repetitivos.

FAQ

¿El modelo de Excel es legal?

Sí, siempre que incluya los campos exigidos por la ley: horas de inicio y fin, pausas, fecha y firma. 

¿Se puede firmar digitalmente?

Claro. Puedes usar herramientas como Adobe Acrobat o DocuSign. Y si prefieres una solución todo en uno, Skello permite fichar y firmar desde el mismo sitio.

¿Es obligatorio guardar los registros?

Sí. La ley exige conservarlos al menos durante 4 años, ya sea en formato físico o digital. 

¿Puedo modificar la plantilla de Excel?

Por supuesto. Puedes adaptarla según tus necesidades: horarios, turnos, tipos de jornada o añadir fórmulas para automatizar cálculos.

¿Qué diferencia hay entre una hoja de Excel y un software de RRHH?

Excel es más manual y, aunque, si lo haces bien, cumple con la normativa, está más expuesto a errores humanos y depende de herramientas externas. Un software como Skello automatiza todo el proceso, asegura el cumplimiento legal y te da mayor control, escalabilidad y confianza.