La planificación en restauración responde a numerosos criterios: horas de trabajo, descanso y recuperación, así como a los reemplazos correspondientes. Y la gestión horaria no es solo obligatoria a nivel legal, sino que es esencial para el buen funcionamiento de tu negocio.
Ahora bien, ¿qué herramienta es la más adecuada para diseñar turnos claros, fáciles de consultar y de modificar? ¿Sigue siendo Excel la opción más práctica o existen soluciones más eficaces?
La llegada de proveedores a primera hora, la organización de los servicios de mediodía y noche, los refuerzos los fines de semana…Un restaurante requiere de una organización brillante para que las jornadas funcionen perfectamente. El objetivo: ofrecer la mejor experiencia al cliente (con la esperanza de una calificación de 5 estrellas).
Y, para ello, es indispensable poner en marcha una organización basada en un método establecido y comunicado a los colaboradores permanentes, extras y temporales, tanto en cocina, sala como en administración. Si la excelencia es un plato que se sirve planificado, la organización y comunicación clara son básicas.
Según la normativa española, se debe informar sobre los horarios a los empleados con un mínimo de 5 a 7 días de antelación, según el sector o convenio aplicable. Y este horario debe exponerse en un lugar visible en el centro de trabajo, según el artículo 34.6 del Estatuto de los Trabajadores.
Esta precisión y el plazo de aviso son aún más importantes considerando que la escasez de talento en la restauración se debe, entre otras cosas, a los problemas de los turnos partidos entre cada servicio y, más ampliamente, a la amplitud horaria. Estas medidas permiten que nuestro equipo sea más operativo y pueda organizar su vida personal y mejorar la conciliación.
La restauración es, además, un sector sometido a altas variaciones de demanda, por lo que anticiparse a los picos y evitar cambios de última hora es crucial para evitar conflictos y optimizar recursos.
Ante todo, una planificación tiene por objetivo la buena organización de un restaurante mediante el respeto, el equilibrio y el cómputo de:
Según el Estatuto de los Trabajadores (artículo 34) y el Convenio colectivo estatal de la hostelería, la jornada ordinaria de trabajo en restauración es de 40 horas semanales. Aunque este número podría descender a las 37,5 horas con la nueva ley de jornada laboral en España, ya aprobada por el Consejo de Ministros.
De manera general, la duración máxima del trabajo efectivo no puede superar las 9 horas diarias, salvo que el convenio o acuerdo establezca una distribución distinta, respetando en todo caso los descansos mínimos diarios y semanales. Además, el máximo legal absoluto es de 48 horas semanales en cómputo de 4 meses (12 semanas), incluyendo horas extra, según la normativa comunitaria (Directiva 2003/88/CE) transpuesta en España. .
Esto deja un amplio margen de maniobra a los empleadores. Pero también es un motivo de insatisfacción de los empleados que precisamente buscan tener más tiempo libre y menos turnos partidos entre el servicio de mediodía y el de la noche. De ahí la importancia de establecer un horario equilibrado previsible y respetuoso con la vida personal de los empleados, como herramienta clave tanto para la retención de talento como para mejorar la calidad del servicio.
En todos los casos, los empleados deben disfrutar de un mínimo de 1,5 días de descanso semanal, siendo habitual en restauración asegurar 2 días semanales, consecutivos o no, tal como recomiendan la normativa y los convenios colectivos aplicables.
Para diseñar una planificación eficaz, tanto para la calidad del restaurante como para el bienestar de los empleados, se deben considerar todas las actividades y tareas, y luego repartirlas de forma precisa:
Si estás comenzando con la gestión de un restaurante, necesitarás conocer estos aspectos a lo largo de una formación, para garantizar que todo el engranaje de tu negocio funcione correctamente.
Debido a las oscilaciones de actividad propias del sector de la hostelería y la restauración —con picos en temporada alta y caídas en los meses más tranquilos—, la legislación española permite a las empresas aplicar una distribución irregular de la jornada de trabajo a lo largo del año.
Según el artículo 34.2 del Estatuto de los Trabajadores, la empresa puede distribuir de manera irregular hasta un 10% de la jornada anual de trabajo, salvo que el convenio colectivo de aplicación establezca otros porcentajes o condiciones más favorables para el trabajador.
Esto permite repartir las horas de trabajo de manera flexible durante el año, concentrándolas en los periodos de mayor actividad y reduciéndolas en los más bajos, siempre dentro de los límites legales establecidos
Un horario claro, previsible y ajustado a normativa:
Un horario perfectamente gestionado mejorará la experiencia del equipo, la cual impactará positivamente en la experiencia del cliente. Mecánicamente, empleados felices tienen más probabilidades de ser corteses y serviciales con los clientes. Esta teoría incluso tiene un nombre, la Simetría de las Atenciones©
Excel de Microsoft forma parte de la suite Office, bien conocida por todos, con Word como primer software de procesamiento de texto. La hoja de cálculo Excel es, por su parte, una herramienta muy avanzada de cálculo que también puede servir para hacer listas. Y es precisamente por su versatilidad que las empresas la usan tan a menudo.
Pero son principalmente las personas más avanzadas técnicamente quienes logran aprovechar toda su potencia de cálculo. Los gerentes de restaurantes no necesitan una herramienta tan compleja para crear un horario. A veces, nos conformamos con lo primero que encontramos y esta no siempre es la mejor opción. Una herramienta tan compleja y no diseñada para el sector puede generar confusión, pérdida de tiempo y limitar la capacidad de planificación por:
👉 Una introducción de datos que consume mucho tiempo para las horas, los cambios de turno, las vacaciones, etc.
👉 Una colaboración difícil: aunque hoy en día existe una versión colaborativa en la nube, aún sería necesario que los empleados dispongan de equipos específicos para ello.
👉 Problemas de legibilidad a largo plazo: una serie de tablas se vuelve rápidamente difícil de descifrar
👉 Complejidad en las fórmulas: para usar Excel al menos al 50% de su capacidad, es necesario seguir una formación, ya que no se trata de una herramienta intuitiva.
👉 Falta de acompañamiento: asistencia técnica atención personalizada adaptada al sector reducida.
En definitiva, no es una herramienta pensada para la operativa de restaurantes, donde los cambios de última hora, las múltiples ubicaciones o la necesidad de conciliación hacen que soluciones más ágiles sean imprescindibles.
La creación de tu planificación de restauración tiene como efecto la necesidad de calcular las horas y, por ende, calcular y gestionar las nóminas. Todas tus variables (horas trabajadas, no trabajadas, horas extras, descansos, retrasos, vacaciones, enfermedad…) determinan la cantidad final consignada en tus nóminas.
En Excel, una vez más, este tipo de cálculos requiere haber recibido una formación avanzada. A esto se añade el problema de la introducción de datos. Puede parecer insignificante, pero los minutos se convierten en horas y representan una carga de trabajo importante.
Según Salesforce, el 69% de los empleados más eficientes en ventas son los que han automatizado esta tarea que consume mucho tiempo, frente al 46% de los vendedores menos eficientes. Y con razón, ya que esto permite ahorrar tiempo y una mejor atención a las expectativas de los clientes.
Efectivamente, Excel no es la única solución para realizar la planificación de un restaurante y calcular, entre otros criterios, las horas trabajadas.
Aunque sigue siendo una herramienta de referencia, por su potencia para los cálculos, muchos han comprendido no solo sus límites, sino que su ámbito de aplicación es demasiado amplio, sin soluciones adaptadas al sector, y carece de soporte en caso de necesitar ayuda específica. No es que Excel no haga falta en la planificación, es que sobra.
Desde que las aplicaciones conquistaron los smartphones y tablets, los usuarios buscan ante todo la simplificación y un aspecto lúdico en los programas informáticos. Para la planificación de un restaurante, esto permite mejorar la experiencia del empleado y, en consecuencia, limitar la rotación, tan dañina para el equilibrio de un equipo.
Para las empresas y los responsables de RRHH, gestionar la planificación de otra manera que con Excel supone la oportunidad de usar un software SaaS en la nube fácil de manejar y mucho más ágil y colaborativo.
De este modo, abandonar Excel pasa a formar parte de una verdadera estrategia de transformación en la organización de tu restaurante:
👉Los equipos, cada vez más jóvenes y a menudo nativos digitales, quieren una herramienta de gestión que les brinde autonomía y les permita interactuar contigo, por ejemplo, para las solicitudes de vacaciones.
👉La organización del trabajo y la planificación se simplifican gracias a una herramienta disponible en todas partes y colaborativa.
👉A diferencia de Excel, cuentas con una verdadera atención, especialmente si eliges una solución con expertos que conocen tu convenio colectivo y tus necesidades
👉La mayoría de los softwares de planificación en la nube son personalizables, permitiéndote adaptarlos según tus propias obligaciones legales, necesidades y expectativas de tus empleados.
Además, como todas las soluciones SaaS en la nube, un software de gestión de horarios y personal de este tipo no requiere requisitos previos para la instalación ni formación, ya que son modelos diseñados para ser sencillos e intuitivos. Aún mejor, ¡no tienes que instalar nada!: una suscripción, un acceso seguro y puedes empezar.
Por supuesto, existen múltiples software de gestión de horarios de personal que compiten con Excel. Sin embargo, ¿sabías que existe uno en particular, disponible en ordenador, smartphone y tablet, que es totalmente compatible con el convenio colectivo de hotelería y restauración?
Y no solo eso, Skello es personalizable, adaptando el diseño de tu planificación a tus diferentes establecimientos, lo que es especialmente útil si eres propietario de una cadena o responsable de RRHH de un grupo de franquicias. De este modo, te beneficias de una solución pensada para tu actividad y tus equipos y cuentas con un seguimiento de horas y ausencias para optimizar tu gestión de RRHH y la administración de tus equipos.
Ante las problemáticas que vive el sector de la hostelería-restauración (escasez de personal, atractivo, horarios), Skello se vuelca en el diseño y la mejora continua de una solución adaptada que permite una mejor experiencia de tus empleados.
Gracias al aspecto colaborativo de la herramienta, aporta más flexibilidad y satisfacción para ambas partes. En la web o en la aplicación móvil, basta con un clic para visualizar la planificación y comunicar tus disponibilidades, así como intercambiar turnos con compañeros, lo que facilita la creación del horario de pleno consenso y satisfacción.
Cuando existen softwares de planificación pensados específicamente para negocios como el tuyo, lo único que te ofrece Excel es la oportunidad de dar el salto hacia una gestión de RRHH digna de 5 estrellas con Skello.
