Solución de RRHH: ¿cómo elegir la mejor solución de planificación para gestionar las ausencias?

Gestionar las ausencias de los empleados: un verdadero reto para los trabajos operativos.

La gestión de los equipos operativos es compleja, y las ausencias imprevistas son un factor de incertidumbre importante. Para los responsables, se convierte inmediatamente en una carrera contrareloj.

Este estrés tiene un coste y por falta de tiempo, el responsable se basa en su intuición y suele, o recurrir a las mismas personas o no encuentra a nadie. El resultado: la moral del equipo y la relación entre el responsable y los empleados se ven afectadas, o simplemente no se cubre el turno y la calidad de tu servicio puede verse afectada.

Ante esta realidad, la elección de tu solución de RRHH es determinante. Para comprender bien qué solución elegir, hemos analizado los diferentes métodos de gestión de ausencias que ofrecen los principales actores del sector.

El enfoque tradicional: la ausencia de una solución específica

Algunos programas de planificación se centran únicamente en la creación inicial de la planificación, dejando la gestión de ausencias a los procesos manuales y sin ofrecer ningún tipo de apoyo para la gestión de los imprevistos del día a día. Actores como Combo, por ejemplo, pueden no ofrecer ninguna funcionalidad para gestionar las sustituciones de los turnos en caso de ausencias imprevistas. En este caso, los responsables vuelven al punto de partida: llamadas en serie, consulta de Excel...

Para las empresas que gestionan plantillas numerosas, esta falta de funcionalidad específica convierte cada ausencia en un verdadero quebradero de cabeza y es muy probable que, al final, la ausencia no sea sustituida.

Factorial: el enfoque automatizado

Ante la complejidad de la gestión de las ausencias, soluciones como Factorial ofrecen un enfoque de automatización completa.

La herramienta se encarga de asignar automáticamente el turno a un empleado disponible en función de unos criterios limitados. Este método es, por naturaleza, el más rápido y elimina inmediatamente la carga de la búsqueda de personal y simplifica la tarea de sustitución para el gerente.

Sin embargo, es muy difícil comprender en qué criterios se ha basado la elección, ni si el empleado seleccionado es la mejor opción en términos de conformidad o coste. Si el gerente desea modificar la asignación automática, se encuentra de nuevo en el punto de partida, sin la información necesaria para tomar una decisión informada.

Este enfoque permite un ahorro de tiempo inicial, pero requiere una vigilancia especial por parte del gerente para mantener el control de su planificación y una gran confianza en las elecciones realizadas por el software.

Shyfter: la descentralización de la elección

Otros programas de RRHH, como Shyfter, adoptan un enfoque más colaborativo. El gerente pone a disposición el turno y los empleados disponibles adquieren de forma autónoma ese horario.

Este método es eficaz porque elimina la carga de la búsqueda para el gerente y responsabiliza a los equipos. Puede reducir el estrés relacionado con la gestión de los remplazos.

Sin embargo, puede crear más riesgos. Las prioridades de los empleados no siempre son las mismas que las de la empresa. Si la elección se hace por orden de llegada, puede crear un sentimiento de injusticia entre algunos empleados y le quita al gerente la posibilidad de controlar sus costes y el cumplimiento de la planificación. Si el gerente tiene que elegir entre varios candidatos, no dispondrá de la información necesaria (cumplimiento, horas extras ya acumuladas, coste, etc.) para tomar la mejor decisión. O elige por intuición o elige por costumbre… o sino para hacerlo efizax y justo tiene que dedicar tiempo a revisar la planificación y los contadores de cada uno, lo que alarga un proceso que debería ser rápido.

Skello: el enfoque proactivo e inteligente

Para responder mejor a esta problemática, es preferible adoptar un enfoque diferente: el de ayudar a la toma de decisiones basándose en datos.

Skello no pretende sustituir al ser humano por un algoritmo opaco, ni transferir la responsabilidad sin control. Skello sugiere soluciones y proporciona al gerente toda la información necesaria para tomar la mejor decisión en unos pocos clics.

¿Por qué el enfoque de Skello se adapta mejor a las necesidades de los equipos operativos?

• Visibilidad instantánea (reaccionar rápidamente): Ante una ausencia, ya no es necesario buscar o hacer llamadas telefónicas. El gerente tiene acceso inmediato a la lista de empleados disponibles y cualificados para el puesto. Resultado: Se acabaron las carreras contrareloj. Reaccionas rápidamente y garantizas la continuidad de tu actividad sin presión adicional.
• Decisión basada en datos (evitar la intuición): Skello permite al gerente ver, de un vistazo, el impacto de la persona sustituta en la planificación, sus contadores de horas (horas complementarias, horas extras) y el cumplimiento legal. Resultado: el gerente mantiene el control sobre sus costes y el cumplimiento normativo, y garantiza la equidad para sus equipos, sin recurrir siempre a los mismos empleados.
• Transparencia y control: El responsable se basa en su experiencia y sus necesidades para elegir al mejor sustituto entre las sugerencias. La herramienta solo sirve para ahorrarte tareas manuales y repetitivas. Sabes inmediatamente a quién llamar para garantizar la mejor sustitución.

Conclusión: ¿Qué software de RR. HH. elegir para optimizar tus sustituciones?

Elegir el software de planificación adecuado es fundamental. La gestión de los remplazos de turnos es la prueba de fuego de cualquier solución de RRHH.

Si la simplicidad es tu lema, pregúntate si tu herramienta te permite mantener el control. El enfoque de Skello demuestra que la automatización debe estar al servicio de la inteligencia humana, proporcionando los datos clave para transformar un imprevisto en una decisión transparente y perfectamente optimizada. El verdadero éxito del software de RRHH reside en su capacidad para hacer que la gestión sea más justa, más rápida y más humana.

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