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En el colegio nadie nos enseñó a cómo planificar y organizar correctamente; aunque ya hacíamos horarios (una experiencia más para poner en Linkedin).
Pero gestionar equipos es más complicado que pintar con diferentes colores unas casillas con asignaturas que ya vienen organizadas. Y una mala planificación horaria puede causar conflictos más grandes que el eterno debate sobre si matemáticas es azul o roja.
La planificación de horarios es fundamental para el buen funcionamiento de tu negocio y, sin embargo, parece que nadie se ha molestado en enseñar cómo gestionarla de forma eficiente. Hasta ahora.
Bienvenido a tu masterclass sobre errores que podrías estar cometiendo en tu planificación horaria y cómo ponerle solución.
Asignatura: educación emocional
Uno de los errores más habituales es planificar turnos solo en función de las necesidades del negocio, olvidando aspectos clave como descansos, conciliación y preferencias del equipo.
Esto puede derivar en estrés, desmotivación y burnout, pero también en problemas legales: el Estatuto de los Trabajadores exige pausas mínimas en jornadas de más de 6 horas, y un mínimo de 12 horas entre jornadas.
Si lo que buscas es un equipo motivado y comprometido, debes respetar la normativa y favorecer la conciliación entre la vida laboral y personal de tus empleados, así como respetar sus tiempos de descanso.
Asignatura: Matemáticas aplicadas (a los RRHH)
Empecemos por una suma sencilla: tu equipo + sobrecarga de trabajo = fatiga generalizada.
No basta con dar días libres. La calidad de las horas trabajadas también importa. Subestimar la carga de trabajo real no es solo frecuente, sino que también es causa de agotamiento, lo que provoca un descenso en la productividad y reducción de la calidad del trabajo realizado.
Calcular la carga de trabajo por franja horaria y ajusta el equipo en función de la demanda real (ventas, reservas, afluencia) es vital. Una buena planificación también es una forma de cuidar al personal.
Asignatura: Comunicación
A veces, los cambios en el horario son inevitables. A menos que hayas encontrado una cura instantánea para el constipado, Carla no podrá venir a trabajar mañana.
Pero en muchos otros casos, podrían evitarse con una planificación colaborativa que permita tener en cuenta las necesidades personales del equipo desde un primer momento y respetar la ley.
Además, modificar turnos de última hora de forma informal (por WhatsApp o llamadas) puede parecer ágil, pero crea confusión, afecta la conciliación y vulnera el derecho de los trabajadores a conocer su horario con antelación. Según la normativa, debes gestionar y comunicar los turnos con preaviso de al menos 5 días de antelación, salvo que el convenio aplicable indique plazos mayores.
Asignatura: Derecho laboral
El registro de jornada es obligatorio según el Real Decreto-ley 8/2019. Aun así, muchas empresas siguen sin un sistema de fichaje o lo hacen con soportes ineficientes (papel, hojas sueltas, Excel…), aunque el registro de la jornada laboral sea vital para calcular las horas de trabajo mensuales de tu equipo.
Según la ley, el registro debe ser:
De lo contrario, la sentencia es clara: las multas ascienden a las 10.000 por trabajador.Implantar un sistema de fichaje digital, acorde con la normativa legal, y accesible (app móvil, tablet en local, etc.) para facilitar su uso al equipo es la forma más sencilla de ahorrarte esos cuatro ceros.
Asignatura: Economía
Los turnos mal registrados, las horas extra sin control o los fichajes incompletos derivan en errores de nómina, reclamaciones internas y conflictos legales. Una mala planificación es la raíz de muchas nóminas mal calculadas, lo que puede generar pagos de más, pagos de menos y, sobre todo, pérdida de confianza.
En el siglo XXI quizá no tengamos coches voladores, pero sí herramientas que te permiten planificar turnos con lógica, registrar las horas realmente trabajadas y evitar errores en la nómina.
Examen sorpresa: ¿Cuál es la mejor herramienta para poner solución a todos estos errores de manera sencilla y eficiente?
Skello, la solución de RRHH que te permite:
✅ Planificar los horarios de los equipos según la realidad operativa y las necesidades del equipo
✅ Evitar la sobrecargas de personal con una vista global de la planificación
✅ Comunicación interna fluida
✅ Cumplir con la normativa con un sistema de fichaje digital
✅ Preparar y automatizar el cálculo de nóminas
✅ Tomar decisiones informadas en base a informes de rendimiento
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