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Un informe reciente de SD Worx indica que un 33,8% de los empleados españoles ha detectado errores de cálculo en su salario. Estos tipos de errores tienen un impacto negativo directo en la relación de los empleados con la empresa.
Prestar especial atención a las nóminas es imprescindible para evitar errores costosos y tensiones en los equipos, sobre todo en negocios con equipos operativos, donde las horas extra, los bonos, las ausencias u otros elementos variables de la nómina cambian cada mes y afectan directamente al importe final que reciben los empleados.
Un elemento variable de la nómina es cualquier factor que provoca que el salario de un empleado varíe de un mes a otro. A diferencia de los elementos fijos (como el salario base o ciertas prestaciones constantes), las variables dependen de eventos puntuales o excepcionales que ocurren durante el período laboral.
Pueden referirse a:
Estos datos deben enviarse al departamento de RR. HH. o al proveedor de nóminas (mediante una plataforma de gestión de nóminas) para que se incluyan en el cálculo final de la nómina. Una sola omisión o error en la introducción de datos puede distorsionar la remuneración y acarrear consecuencias legales, financieras y sociales para la empresa.
Los elementos de remuneración variable (ERV) abarcan todos los datos que pueden afectar al salario de un empleado durante un período determinado. Para entenderlos mejor, se pueden clasificar en 5 categorías principales.
La lista exacta de beneficios para los empleados depende del convenio colectivo y prácticas internas. Algunos sectores, como la hostelería y la restauración o la construcción, tienen variables específicas (horario nocturno, dietas, compensaciones por inclemencias del tiempo, etc.).
Como hemos comentado anteriormente, una gestión deficiente de los Elementos Variables de la Remuneración (EVR), como las horas extras, complementos de nocturnidad o bajas, puede suponer graves consecuencias para la empresa.
Los elementos variables de la nómina no solo influyen en el salario del empleado, sino que también determinan las bases de cotización y, por tanto, la cuantía que la empresa debe ingresar a la Seguridad Social.
El salario es la máxima expresión del cumplimiento contractual. Un error en la nómina genera un impacto emocional y de confianza directo, especialmente en equipos operativos que dependen de variables como las horas de guardia o nocturnidad.
Los errores variables impactan directamente en la caja y en la planificación financiera.
La fiabilidad de las nóminas depende directamente de la calidad de la recopilación de sus datos. Un proceso claro ayuda a minimizar los errores y a ahorrar tiempo.
💡 Consejo de Skello: Al sincronizar tus horarios, tu control horario y tus ausencias, Skello calcula y prepara automáticamente tus variables de nómina listas para exportarse con un solo clic.
Los elementos variables de la nómina entran en juego en varias etapas clave del ciclo de nómina. Para evitar errores, cada fase debe estar estructurada y supervisada.
Primero de todo, debes asegurarte de recopilar todos los datos relevantes en cuanto a los elementos variables de la nómina, estos pueden ser aportados por los responsables de cada departamento o extraídos automáticamente del software de RRHH (horarios, control horario, ausencias, etc.).
Define quién tiene la responsabilidad de ingresar los datos y sobre qué equipos. Puedes ingresar estos datos de dos formas.
Aplica las tarifas y condiciones establecidas en el convenio colectivo para cada concepto que varíe según el trabajo realizado. Para cada variable, se usa una tarifa por hora o porcentaje definido en el convenio. Además, hay topes máximos o mínimos que limitan ciertos pagos y exenciones que pueden afectar el cálculo o la tributación.
Todo esto permite obtener el importe exacto que corresponde pagar, ajustado a las particularidades legales y contractuales de cada sector y trabajador.
Revisa que los importes de los elementos variables de la nómina, como horas extras o bajas por enfermedad, coincidan con los registros de trabajo y los documentos que los justifican. Esto asegura que los pagos sean correctos, están respaldados y cumplen con el convenio colectivo, evitando errores y garantizando la transparencia en la gestión de la nómina.
Prepara y emite el documento que recoge el salario que corresponde pagar al trabajador. En este proceso se incorporan todos los elementos variables de la nómina que corresponden a ese período trabajado. Una vez completado, envía la nómina al empleado para entregar y firmar.
Integra todos los datos de las nóminas generadas, incluyendo los elementos variables de la nómina, y preséntalos en la declaración mensual obligatoria. La transmisión se realiza normalmente por medios telemáticos y debes cumplir con los formatos y plazos establecidos.
La nómina debe cumplir con el modelo oficial establecido por el Ministerio de Trabajo y Economía Social. El detalle más significativo en la estructura de la nómina es la obligación de diferenciar entre las percepciones salariales y las percepciones no salariales, y la presentación del detalle de las bases de cotización.
Entre los detalles obligatorios que deben figurar en el recibo de salarios se encuentran:
Con Skello, los elementos variables de la nómina se preparan a partir de los datos de los turnos y la asistencia, y se exportan a tu software de nóminas garantizando una nómina siempre conforme al Estatuto de los Trabajadores y las obligaciones legales aplicables en España.
La gestión manual de los elementos variables de la nómina en Excel o mediante hojas de cálculo compartidas sigue siendo posible, pero conlleva varios riesgos: errores de entrada de datos, duplicados, pérdida de datos e incumplimiento del RGPD.
Un software de RRHH centraliza y automatiza su gestión, lo que ahorra tiempo, mejora la fiabilidad y el cumplimiento normativo.
Cada vez más empresas en España optan por el recibo de salarios electrónico, accesible en línea a través de un portal seguro. Este formato no solo reduce drásticamente los costes de impresión y es más respetuoso con el medio ambiente, sino que ofrece un almacenamiento seguro y acceso inmediato a los documentos para los empleados.
Para que la entrega electrónica de la nómina sea legal, el empleador debe garantizar el cumplimiento de la normativa española:
La digitalización no solo afecta a la entrega en sí de la nómina, sino también a la fase de cálculo de los elementos variables de la nómina. La integración automática de datos garantiza la integridad de la información.
Con Skello, las variables de la nómina (turnos, control horario, ausencias) se calculan automáticamente y se exportan al software de nóminas sin errores manuales. Esto permite generar recibos de salarios digitales completos y 100% conformes a la normativa, listos para ser depositados de forma segura en la bóveda digital de tus empleados o impresos a papel.
Incluso con un proceso claro, ciertos errores se repiten con frecuencia y pueden tener graves consecuencias para la nómina y el cumplimiento normativo:
💡 Consejo de Skello: gracias a las alertas automáticas y la centralización de datos de Skello, se informa inmediatamente de cualquier anomalía y puedes corregirla antes del cierre.
Algunos convenios colectivos introducen elementos variables específicos que requieren especial atención en el cálculo de nóminas. Vamos a ver 3 que son clave en los equipos operativos.
💡 Consejo de Skello: las reglas de cálculo específicas de cada convenio colectivo están integradas en la plataforma Skello, lo que garantiza que cada elemento variable se tenga en cuenta correctamente según el sector y los convenios vigentes.
Un elemento fijo es aquel que no cambia mes a mes, como el salario base o una prestación fija estipulada en el contrato. Un elemento variable, en cambio, depende de eventos puntuales o excepcionales: horas extraordinarias, ausencias, bonificaciones, reembolsos de gastos, etc. Los elementos variables deben recopilarse y verificarse mensualmente antes de incluirse en el cálculo de la nómina.
La gestión eficaz de las variables de la nómina se basa en tres pilares: centralización, validación y automatización. La centralización implica consolidar todos los datos en una sola herramienta, en lugar de tenerlos dispersos en diferentes archivos. La validación consiste en verificar cada dato con los responsables o empleados correspondientes antes de su transmisión. Por último, la automatización mediante software de RR. HH. minimiza la duplicación de datos, reduce los errores y agiliza el proceso.
Un error en las deducciones de nómina puede distorsionar el importe de la nómina, generar pagos en exceso o en defecto y dañar la confianza entre empleador y empleado. Legalmente, puede conllevar una auditoría por parte de la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social, sanciones económicas y costosos ajustes. Por ello, los controles internos periódicos y una trazabilidad adecuada son esenciales.
Una vez recopilados y validados, los elementos variables de la nómina se introducen o importan al software de nóminas. A continuación, se calculan según las normas aplicables: tarifas por hora, pago de horas extras, topes, exenciones, etc. Los importes correspondientes se suman o restan del salario base y aparecen claramente en la nómina, línea por línea, con su descripción.
La automatización no es obligatoria por ley, pero sí muy recomendable. Reduce el riesgo de errores, ahorra tiempo y garantiza un mayor cumplimiento normativo. Incluso en organizaciones pequeñas, la automatización facilita el seguimiento y la implementación de los elementos variables de la nómina, sobre todo cuando los contratos son complejos.
El traspaso de datos de nómina se refiere al traslado de ciertos datos al mes siguiente. Esto ocurre, por ejemplo, cuando una ausencia o las horas extras se producen después de que haya finalizado el procesamiento de la nómina. En este caso, se incluyen en la siguiente nómina. Esta práctica debería ser excepcional, ya que puede dificultar el seguimiento y la comprensión de las nóminas.
Los elementos variables de la nómina son esenciales para calcular una remuneración justa y conforme a la ley. Gestionarlos eficazmente ayuda a evitar errores, protege las relaciones con los empleados y garantiza el cumplimiento legal de la empresa.
Con un proceso claro y la herramienta adecuada, recopilar, verificar e integrar los elementos de la remuneración variable se vuelve rápido y sencillo. Skello centraliza tus horarios, partes de horas y ausencias, calcula automáticamente tus elementos de remuneración variable y los exporta a tu software de nóminas con un solo clic.
