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Aquí tenéis nuestra plantilla de Excel sencilla y sin complicaciones para mantener un control de las horas trabajadas de tu equipo. Consta de:
Descarga el archivo (lo encontrarás al final de este artículo) y crea una copia en tu espacio de Drive. Luego podrás editarlo y duplicarlo para tus empleados. El archivo se adapta fácilmente tanto si tienes 3 como 15 empleados. Simplemente completa el perfil de cada uno.
Luego, registra las horas totales trabajadas cada día (en formato hh:mm) y el tiempo total de las pausas. El cálculo del total de horas trabajadas se hace automáticamente; tanto día a día como el total mensual.
Por ejemplo, si uno de sus empleados trabaja 24 horas semanales, puede registrar sus horas de trabajo, indicando la hora de llegada y salida, así como los descansos. La tabla muestra el total de horas, por lo que no es necesario calcularlas manualmente.
Además cuenta con una casilla específica para que tanto el empleador como el empleado la puedan firmar.
Una hoja de control horario se utiliza para registrar las horas de trabajo de los empleados. Permite registrar datos esenciales: horarios, descansos, horas trabajadas y total al final del día.
Es una herramienta sencilla que puede resultar muy útil:
Un registro de horas ofrece seguridad para ambas partes: protege a la empresa al tiempo que garantiza al empleado que sus horas se registran correctamente.
Sí, en España, la obligación de llevar un registro de la jornada laboral de todos los trabajadores es una exigencia legal imperativa para los empleadores.
Esta obligación se establece en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y fue desarrollada por el Real Decreto-ley 8/2019, en vigor desde mayo de 2019. Su objetivo principal es asegurar el cumplimiento de los límites de jornada, el control de las horas extraordinarias y proteger los derechos del trabajador.
Esto significa que una empresa debe contar con una hoja de control de asistencia y además que esté a disposición en cualquier momento. En ella debe aparecer la hora de inicio y la hora de finalización de la jornada de trabajo efectiva realizada por cada empleado.
Realizar el registro de jornada correctamente evita situaciones complejas y sanciones:
Cuando se crea una hoja de control de asistencia, ya sea mediante un sistema de control horario o un software de seguimiento de las horas trabajadas, la empresa debe cumplir rigurosamente con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).
Crear una hoja de asistencia no es complicado. Sin embargo, deben seguirse algunas reglas para garantizar que sea realmente útil y evitar disputas.
Una hoja de asistencia debe contener como mínimo:
Este cálculo de horas permite al empleador garantizar un seguimiento fiable de conformidad con el Estatuto de los Trabajadores.
Hay ciertos errores que suelen ser comunes a la hora de hacer un registro de las horas trabajadas y a los cuales es necesario prestar atención. Cuando crees una hoja de control de asistencia, ten en cuenta lo siguiente:
Estos errores pueden parecer insignificantes en un solo día, pero multiplicados por 20 empleados durante un mes, pueden crear discrepancias significativas.
Una hoja de control de horas eficaz es sencilla, completa y se revisa periódicamente. Aquí tienes 3 consejos para mantener la eficacia de este documento a largo plazo:
Para reducir el papeleo y minimizar los errores inevitables en las hojas de asistencia hechas a mano, las empresas optan cada vez más por soluciones digitales.
Cada una tiene sus ventajas y limitaciones. Una breve comparación:
Una solución gratuita y de rápida implementación. Excel se usa ampliamente en las empresas. Sin embargo, la introducción manual de datos en la hoja de control de asistencia puede ser fuente de errores. La solución no es adecuada para equipos grandes, y el archivado de los distintos archivos se complica a largo plazo.
Para los empleados fichar desde su teléfono puede resultar práctico. Solo se necesita un teléfono inteligente y conexión a internet.
Estas aplicaciones acostumbran a funcionar mediante una suscripción que a veces es de pago. Es esencial ser riguroso si se opta por este tipo de solución ya que puede plantear riesgos relacionados con la privacidad.
Un software de RRHH ayuda a centralizar la gestión de ausencias y horas de trabajo. Además cualquier hoja de control de asistencia queda guardada en el sistema de cara a futuras necesidades.
Los softwares de RRHH son recomendables para empresas que cuentan con más de 5 empleados, ya que a partir de ese numero de empleados resulta muy complicado hacer un seguimiento manual o con herramientas más sencillas.
Las limitaciones de las soluciones anteriores hacen de Skello una alternativa excelente. Su facilidad para llevar el control horario, los cálculos automáticos de las horas trabajadas y el cumplimiento legal integrado convierten la gestión del tiempo en un proceso más fiable y adaptable.
Además, soluciones como Skello van más allá del simple registro de horas: también integran la gestión de horarios, la exportación de nóminas y un seguimiento claro tanto para gerentes como para empleados.
Para crear una hoja de control de asistencia, comienza con una tabla sencilla: una columna para la fecha, dos para las horas de llegada y salida, una casilla para los descansos y otra para el total. Añade el nombre del empleado y un espacio para su firma.
Este formato es suficiente para mantener un registro claro y útil. Para mayor fiabilidad, anima a tus empleados a completar la hoja diariamente, en lugar de al final de la semana.
El Código Laboral exige a los empleadores que registren las horas trabajadas y conserven estos registros durante al menos 4 años. Este seguimiento puede realizarse en papel, en Excel o mediante software.
El objetivo es poder demostrar, en caso de auditoría o de disputa, la duración real del trabajo realizado por cada empleado.
Todo empleado tiene derecho a solicitar acceso a su hoja de control de asistencia. Incluso se recomienda hacerlo si existe alguna duda sobre el cálculo de las horas extras o algún problema con la nómina.
Por lo tanto, la empresa debe poder proporcionar estos documentos, que pertenecen tanto al empleado como al empleador.
El registro de horas en una hoja de asistencia se basa en la introducción manual de datos: el empleado anota sus horas en papel o en Excel.
El reloj de fichar, en cambio, registra automáticamente las entradas y salidas.
En resumen: el sistema tradicional es más flexible y económico, pero también más propenso a errores. Un sistema de fichaje reduce los descuidos y mejora la fiabilidad de los datos.
¿Cuáles son algunos errores comunes en una hoja de control de asistencia?
Los errores más comunes en los negocios son: olvidar información importante, no contar los descansos, sumar incorrectamente las horas,... Estos detalles pueden parecer insignificantes, pero complican rápidamente el proceso de verificación de fin de mes.
La hoja de control de asistencia es una herramienta esencial para controlar las horas trabajadas y gestionar el tiempo de trabajo en una empresa.
Independientemente de su formato (papel, Excel, software especializado), cumple una obligación legal y protege tanto al empleador como a los empleados.
Es fácil de configurar y proporciona una base fiable para la gestión de nóminas. Sin embargo, su seguimiento manual diario puede resultar engorroso, sobre todo cuando el equipo crece o los horarios cambian con frecuencia.
Una solución digital especializada como Skello ofrece verdadera comodidad y mayor fiabilidad: cálculos automatizados, datos centralizados, cumplimiento legal y exportación directa a nóminas. Ahorras tiempo, reduces errores y tus equipos se benefician de un seguimiento claro y transparente.
