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Crear una plantilla de horario laboral en Excel suele ser el primer paso para organizar el trabajo de tus equipos. Es simple, gratuito y accesible para todos. Pero aún así hay que partir del modelo correcto para ahorrar tiempo y evitar errores.
En este artículo, descubre 3 plantillas Excel gratuitas de planificación de personal listas para usar (semanal, mensual y seguimiento de vacaciones) diseñadas para responder al 95% de las necesidades de pequeñas y medianas empresas. Descargables gratuitamente, estas plantillas son perfectas para planificar horarios, hacer seguimiento de ausencias y anticipar picos de actividad, todo de forma gratuita.
Y si tus necesidades evolucionan hacia más automatización, verás que una herramienta como Skello puede tomar el relevo para ir más lejos: creación inteligente de plannings, seguimiento de tiempos de trabajo en tiempo real y preparación automática de la nómina conforme al registro obligatorio de jornada regulado por el Estatuto de los Trabajadores.
Tanto si eres gerente de un restaurante, responsable de RRHH o manager de equipo, estas tres plantillas Excel cubren el conjunto de necesidades habituales en materia de planificación de personal. Simples de usar e inmediatamente descargables, te permiten organizar horarios, ausencias y vacaciones sin partir de cero.
El planning semanal es la plantilla más simple y eficaz para organizar el trabajo de tus equipos. Diseñado para una visión clara de la semana, te permite asignar horarios día a día, hacer seguimiento de las horas trabajadas automáticamente y anticipar picos de actividad sin complicaciones.
Ideal para todas las empresas de 5 a 20 personas, tanto si funcionan con horarios fijos como variables.
✓ Puesta en marcha en 10 minutos
✓ Se adapta a todos los sectores: retail, restauración, sanidad, servicios u oficinas
✓ Entregado pre-rellenado con 8 empleados ficticios para un arranque rápido
Casos de uso: Un restaurante con servicio de mediodía y noche, tienda en centro ciudad, clínica médica con rotación de profesionales, agencia de servicios con horarios escalonados.
Descubre cómo Skello automatiza la creación de turnos en restaurantes
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El planning mensual es perfecto para quienes necesitan una vista de conjunto sobre varias semanas. Permite planificar fácilmente los efectivos, anticipar vacaciones o ausencias, y detectar rápidamente períodos de falta de personal.
Ideal para PYMEs de 10 a 30 colaboradores que desean anticipar picos de actividad o repartir vacaciones con antelación.
✓ Anticipa vacaciones y períodos de alta actividad ✓ Tablas resumen integradas para seguimiento claro y rápido ✓ Export PDF listo para exhibir en los locales (conformidad exhibición obligatoria según convenio colectivo)
Casos de uso reales: Oficinas corporativas, despachos profesionales, comercios multisede, o PYMEs de servicios que desean planificar a largo plazo sin perder legibilidad.
Optimiza la planificación mensual de tu equipo con software especializado
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El seguimiento de vacaciones y ausencias es el complemento indispensable de todo buen planning. Esta plantilla Excel te permite visualizar el conjunto de ausencias del año para cada empleado y hacer seguimiento de los saldos en tiempo real, sin fórmulas complejas ni riesgo de error.
Ideal para todas las empresas, independientemente de su tamaño, que buscan fiabilizar la gestión de vacaciones sin herramienta RRHH dedicada.
✓ Visión clara del año, empleado por empleado ✓ Conformidad con obligaciones de exhibición legal según el Estatuto de los Trabajadores ✓ Ayuda a la prevención de conflictos de vacaciones y mejor planificación de equipo
Casos de uso: Cualquier tipo de empresa que desee complementar su planning semanal o mensual con un seguimiento RRHH fiable —del comercio independiente a la PYME multisede.
Cumple con el registro obligatorio de jornada de forma automática
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Estas plantillas están listas para usar, pero un ligero ajuste te permitirá adaptarlas perfectamente a tu empresa. Aquí tienes una guía exprés en 4 pasos para configurar tu plantilla de horario laboral en menos de 5 minutos.
Empieza por personalizar el período: actualiza el año, los festivos nacionales y autonómicos, y las semanas tipo según tu organización. Puedes colorear los festivos en gris claro y los fines de semana en azul para una mejor lectura.
Copia y pega la lista de tus colaboradores desde un archivo existente (Excel, CSV, o export RRHH). Nombra tus columnas claramente: Nombre, Apellidos, Puesto, Tipo de contrato (indefinido/temporal). Esto te hará ganar tiempo en cada nueva versión del planning.
Asigna un color a cada estado (presente, descanso, vacaciones, baja médica, formación…). Crea una leyenda estandarizada arriba o abajo de la tabla para uniformizar la lectura del planning por todos los managers.
Una vez la plantilla lista, bloquea las celdas que contienen fórmulas para evitar eliminaciones accidentales. Para ello: selecciona tus fórmulas, después ve a Revisar > Proteger hoja y desmarca Permitir la selección de celdas bloqueadas. Así, tus equipos podrán rellenar horarios sin romper los cálculos automáticos.
Copia y pega estas fórmulas en tu archivo para ganar tiempo:
Un planning solo tiene valor si se comparte eficazmente con tus colaboradores. Aquí tienes 3 métodos simples para difundir tu plantilla gratuita de Excel y garantizar que cada uno accede a la versión actualizada, sin riesgo de error o duplicado.
La método más fiable para trabajar varios sobre un mismo archivo en tiempo real. OneDrive permite la colaboración simultánea, el guardado automático y la recuperación de historial en caso de error.
Configuración en 3 pasos:
✅ Gratuito hasta 5 GB de almacenamiento
✅ Colaboración fluida y segura
✅ Ideal para equipos multisede
Una alternativa gratuita, particularmente práctica si tu equipo ya está habituado al ecosistema Google Workspace. Simplemente importa tu plantilla Excel en Google Sheets para compartirla y modificarla online.
⚠️ Atención: algunas fórmulas avanzadas de Excel no son compatibles con Google Sheets. Prueba siempre tus cálculos antes de difundir.
✅ Colaboración online
✅ Historial de modificaciones
🚫 Riesgo de pérdida de formato o error de fórmula
Si tus equipos no tienen acceso a una herramienta colaborativa, el envío del planning por email o vía red compartida sigue siendo una opción simple, pero que debe manejarse con precaución.
Nuestros consejos para limitar errores:
Descubre cómo el software RRHH facilita el acceso móvil a los turnos
Para mantenerte conforme al RGPD y la LOPDGDD (Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales) al compartir plannings que contienen datos personales:
Excel sigue siendo un excelente punto de partida para estructurar tu organización. Pero más allá de cierto umbral, rápidamente muestra sus límites. Entre las fórmulas a vigilar, los archivos actualizados que compartir y los errores de introducción, el riesgo de errores y pérdida de tiempo se vuelve muy real.
Aquí tienes 5 señales que indican que ha llegado el momento de pasar a una herramienta automatizada.
Es la primera señal de alerta. Cuando los ajustes, copias y verificaciones se vuelven devoradores de tiempo, tu herramienta ya no sirve a tu eficiencia. El umbral crítico llega en cuanto la actualización del planning supera los 60 minutos semanales, la ganancia de tiempo inicial de Excel desaparece.
Cuanto más crece el equipo, más aumenta la complejidad de forma exponencial: rotaciones, ausencias, tiempos parciales, reemplazos… Las tablas se vuelven rápidamente ingestionables, y los errores se acumulan. A partir de 15 colaboradores, Excel se convierte en un quebradero de cabeza administrativo.
Una fórmula desplazada, una celda mal bloqueada… y es todo tu cálculo de horas o de nómina el que se desploma. Estos errores son frecuentemente invisibles, pero sus consecuencias pueden ser graves: retrasos de nómina, horas no contabilizadas, incoherencias legales ante inspecciones de trabajo.
Cuando el planning se envía por email o se exhibe en la pared, rápidamente queda obsoleto. Resultado: empleados desinformados, ausencias mal gestionadas y comunicación interna deficiente. Una herramienta compartida online o vía aplicación móvil soluciona este problema instantáneamente.
En sectores como sanidad, transporte, construcción o seguridad, la trazabilidad de los tiempos de trabajo es una obligación legal según el Estatuto de los Trabajadores y el registro obligatorio de jornada. Excel no ofrece ni timestamp fiable, ni guardado seguro, ni alerta en caso de no conformidad.
Una PYME de 25 asalariados descubrió recientemente un error de cálculo en su archivo Excel. Una fórmula copiada en el lugar equivocado había falseado el total de horas durante tres meses. Resultado: 8.500 € de reclamación salarial y varios días de verificación manual para rectificar, además del riesgo de sanción por la Inspección de Trabajo.
Si tus necesidades superan las capacidades de Excel, ha llegado el momento de considerar una solución más automatizada. Los softwares de planificación modernos ofrecen un verdadero confort cotidiano: sincronización en tiempo real, alertas de falta de personal, export nómina, acceso móvil…
Aquí tienes 3 alternativas fiables, algunas de las cuales proponen una versión gratuita para empezar serenamente.
Skello es un software RRHH completo que automatiza la creación de plannings, el seguimiento del tiempo de trabajo y la preparación de la nómina conforme al registro obligatorio de jornada. Gracias a su Smart Planner, creas tus plannings en pocos clics según disponibilidades, contratos y la normativa laboral española (Estatuto de los Trabajadores, convenios colectivos).
Los empleados consultan sus horarios en la aplicación móvil, y las ausencias se integran automáticamente.
Skello es la solución todo-en-uno para planificar, hacer seguimiento y pilotar tus equipos en total conformidad con la legislación española.
Descubre todas las funcionalidades de Skello
Asana no es un software RRHH propiamente dicho, sino una plataforma de gestión de tareas y coordinación de equipos. Su versión gratuita (hasta 10 usuarios) permite crear calendarios visuales, asignar horarios de misión y hacer seguimiento de la carga de trabajo.
Asana sigue siendo una buena opción para equipos de oficina o agencias que buscan una herramienta simple para planificar proyectos semanales o mensuales, sin restricciones legales de seguimiento de tiempo.
Todo depende de tus necesidades:
Si estás empezando, comienza con el modelo semanal, el más polivalente.
Sí, todas las plantillas Excel pueden importarse en Google Sheets. Sin embargo, algunas fórmulas complejas (horas, redondeos, celdas protegidas) pueden no funcionar perfectamente. Antes de difundir, prueba tus cálculos para evitar errores.
Usa esta fórmula base: =(HoraFin - HoraInicio) - Pausa. Para convertir el resultado en formato hora, aplica el formato [h]:mm. Después puedes sumar los totales diarios con =SUMA() para obtener las horas semanales.
Técnicamente sí, pero no se recomienda. Más allá de 15 colaboradores, la gestión se vuelve tediosa: errores de fórmulas, lentitud, falta de legibilidad y versiones múltiples. A partir de 20 asalariados, un software dedicado como Skello resulta más fiable y económico a largo plazo.
Sí, con condición de respetar ciertas reglas:
El Estatuto de los Trabajadores impone conservar los plannings durante al menos 1 año. Pero en la práctica, la mayoría de empresas guardan un historial de 3 a 5 años en caso de litigio relacionado con horas extra o ausencias, especialmente ante posibles inspecciones de trabajo.
En cuanto la actualización del archivo te lleva más de una hora por semana, tu equipo supera 15 personas, o debes gestionar varios centros. En este punto, un software como Skello te permite automatizar la planificación, el seguimiento de horas y la preparación de la nómina conforme al registro obligatorio de jornada.
Sí, algunas herramientas como Clockify, Google Sheets o Asana (versión gratuita) permiten gestionar plannings de guardia de equipos muy pequeños. Pero estas soluciones siguen siendo limitadas: sin integración nómina, poca automatización, ni conformidad legal con el registro de jornada obligatorio. Skello propone una prueba gratuita de 14 días para descubrir todas sus funcionalidades sin compromiso.
