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Un empleado llega a tu despacho y te dice: "Necesito una excedencia". ¿Sabes exactamente qué implica para tu empresa? ¿Cuáles son tus obligaciones? ¿Y las del trabajador?
La excedencia laboral es uno de los derechos más consultados —y peor comprendidos— del derecho laboral español. Ya seas responsable de RRHH, gerente de un restaurante o encargado de una tienda, entender cómo funciona te evitará errores costosos y te permitirá reorganizar tu equipo con tranquilidad.
En esta guía te explicamos todo: los tipos de excedencia, los requisitos para solicitarla, el procedimiento paso a paso, los derechos y obligaciones de ambas partes, y cómo gestionar el impacto en la planificación de tu empresa. Además, podrás descargar gratis un modelo de carta de solicitud listo para usar.
La excedencia laboral es el derecho que tiene un trabajador a suspender temporalmente su contrato de trabajo, sin que esto suponga una ruptura definitiva de la relación con la empresa.
Está regulada en el artículo 46 del Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015). Durante la excedencia, el empleado deja de prestar servicios y la empresa deja de pagar su salario, pero el vínculo contractual se mantiene.
Es habitual confundir la excedencia con otras situaciones laborales. Aquí tienes las diferencias clave:
No todas las excedencias son iguales. Existen cuatro tipos principales, cada uno con sus propias reglas. Conocerlos es fundamental para gestionar correctamente una solicitud.
Es la más frecuente. El trabajador la solicita por motivos personales o profesionales: un proyecto, un viaje, estudios o simplemente un cambio de aires. No necesita justificar el motivo.
Características principales:
Se concede obligatoriamente cuando el trabajador es elegido o designado para un cargo público o para ejercer funciones sindicales de ámbito provincial o superior.
Características principales:
Permite a cualquier progenitor (sin distinción de género) suspender el contrato para cuidar de un hijo por nacimiento, adopción o acogimiento.
Características principales:
Similar a la anterior, pero destinada al cuidado de familiares hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad (padres, abuelos, hermanos, cónyuge) que no puedan valerse por sí mismos.
Características principales:
Es un acuerdo libre entre empresa y trabajador, fuera de los supuestos legales. Las condiciones se negocian y deben quedar formalizadas por escrito.
El proceso varía ligeramente según el tipo de excedencia, pero los pasos generales son similares.
Antes de presentar la solicitud, verifica estos puntos:
1. Redacta la solicitud por escrito. Incluye tus datos personales, los datos de la empresa, el tipo de excedencia, la fecha de inicio y la fecha estimada de fin. Menciona el artículo 46 del Estatuto de los Trabajadores.
2. Respeta el plazo de preaviso. La ley no establece un plazo obligatorio, pero se recomienda avisar con 15 a 30 días de antelación. Consulta tu convenio colectivo, ya que puede fijar un plazo específico.
3. Presenta la documentación. Dirígete al departamento de RRHH con tu solicitud y, si es necesario, la documentación acreditativa (libro de familia, certificado médico, nombramiento público).
4. Espera la respuesta por escrito. La empresa debe confirmar formalmente la concesión de la excedencia.
Hemos preparado un modelo de solicitud en PDF, adaptado a todos los tipos de excedencia y conforme al artículo 46 del Estatuto de los Trabajadores. Incluye los campos esenciales y una guía rápida con un cuadro comparativo de los tipos.
Durante la excedencia, el contrato queda en suspenso. Eso implica varias consecuencias:
Como empleador, tienes obligaciones claras:
El regreso al trabajo es, probablemente, el aspecto que más dudas genera. Las reglas dependen del tipo de excedencia.
Excedencia voluntaria: solo tienes un derecho preferente al reingreso. Esto significa que la empresa debe ofrecerte un puesto de tu categoría si hay una vacante, pero no está obligada a reservar tu puesto concreto. Si no hay vacante en ese momento, la excedencia se prolonga hasta que se produzca una, y la empresa debe avisarte.
Excedencia forzosa y por cuidado de hijos (primer año): sí hay reserva del puesto de trabajo. La reincorporación es automática.
En todos los casos:
Si diriges un equipo operativo —ya sea en hostelería, comercio o servicios— una excedencia implica mucho más que papeleo. Implica reorganizar tu planning, cubrir el puesto y preparar el regreso.
1. Verifica los requisitos. Comprueba la antigüedad del trabajador, el tipo de excedencia y que la solicitud esté completa y por escrito.
2. Responde formalmente. Confirma la concesión por escrito, indicando las fechas y las condiciones.
3. Reorganiza la planificación. Identifica quién puede cubrir las tareas del empleado ausente. Evalúa si necesitas un contrato temporal o redistribuir turnos.
4. Programa un recordatorio para la fecha de fin de la excedencia. Si usas un software de gestión de ausencias y vacaciones, puedes automatizar esta alerta.
5. Mantén la trazabilidad. Registra la excedencia en tu sistema de RRHH para que el historial del empleado esté siempre actualizado, sobre todo de cara a la nómina y las cotizaciones.
6. Anticipa la reincorporación. Cuando se acerque la fecha, contacta al trabajador para confirmar su intención de volver y preparar su puesto o una posición equivalente.
7. Actualiza tu planning. Ajusta los turnos y la distribución de tareas para integrar al empleado que regresa, sin desestabilizar al equipo que ha cubierto su ausencia.
En principio, no. Si el trabajador cumple los requisitos legales, la empresa está obligada a concederla. Solo podría oponerse acudiendo a los tribunales si considera que la solicitud vulnera sus derechos, pero no puede denegarla unilateralmente.
No. Al estar el contrato suspendido, no hay salario ni cotizaciones a la Seguridad Social. La única excepción es que tu convenio colectivo prevea algún tipo de complemento, algo poco habitual.
Sí, siempre que no incurras en competencia desleal. Esto significa que no puedes utilizar los conocimientos, contactos o clientes de tu empresa original para beneficiar a un competidor directo. Si la empresa demuestra competencia desleal, puede aplicar un despido disciplinario.
Depende del tipo. En la excedencia forzosa y la de cuidado de hijos o familiares, sí computa. En la excedencia voluntaria, no computa salvo que el convenio colectivo mejore esta condición.
En la excedencia voluntaria, si no hay vacante de tu categoría en el momento de solicitar el reingreso, la excedencia se prolonga automáticamente. La empresa debe avisarte en cuanto se produzca una vacante. Tu derecho preferente no caduca.
