Plantilla de planificación en Excel: descarga gratis [2026]

Gestionar de forma eficaz la planificación de turnos en tu empresa te permite asegurar una distribución equitativa de las tareas y un seguimiento preciso de la jornada laboral. Excel sigue siendo una herramienta muy utilizada para planificar horarios, controlar ausencias y organizar el trabajo diario.

En este artículo, te ofrecemos 10 plantillas de planificación en Excel totalmente gratuitas, con instrucciones detalladas para cada tipo de horario. También descubrirás cómo personalizarlas, automatizarlas y qué alternativas existen para simplificar aún más tu gestión de personal.

¡Descarga tu plantilla Excel y optimiza la organización de tu equipo en pocos minutos!

10 plantillas de planificación en Excel gratis

Te ofrecemos 10 plantillas de planificación en Excel gratuitas y listas para usar. Tanto si gestionas equipos, turnos rotativos o el seguimiento de vacaciones, estos archivos te ayudarán a optimizar la planificación laboral y a evitar errores.

Elige la plantilla que mejor se adapte a tus necesidades.

1. Planificación semanal de trabajo

Esta plantilla está diseñada para ofrecer una visión global de la semana laboral. Facilita el seguimiento de horarios y la distribución de tareas entre los equipos.

¿Para qué sirve esta plantilla?

• Organizar los horarios de trabajo durante 7 días
• Hacer seguimiento de horas y ausencias semanales
• Gestionar equipos con horarios fijos o variables
• Calcular automáticamente las horas trabajadas por empleado

¿Para quién es ideal?

Perfecta para autónomos, pymes, comercios, restaurantes y pequeñas empresas que necesitan una organización semanal clara y funcional.

¿Cómo utilizarla?

Pestaña "Equipo y Parámetros":

1. Añade a tus empleados en la columna A
2. Introduce las horas de contrato en formato 40:00 para 40h semanales
3. Modifica los tipos de contrato según tus necesidades (indefinido, temporal, etc.)

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Pestaña "Planificación Semanal":

1. Cambia los días de la semana si es necesario (por ejemplo, para turnos nocturnos)
2. Adapta las franjas horarias a tu actividad
3. Añade filas para más empleados (recuerda copiar las fórmulas)

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Pestaña "Cuadro de Indicadores":

• Personaliza las franjas horarias
• Ajusta los indicadores según tus KPIs
• Modifica los colores según tu identidad corporativa

Si buscas un sistema más avanzado para gestionar los turnos de tu equipo, una solución como Skello puede ahorrarte horas de trabajo manual cada semana.

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2. Planificación mensual de trabajo

Con esta plantilla Excel puedes anticipar ausencias y vacaciones, así como tener una visión anticipada de los periodos de mayor actividad para preparar la planificación con tiempo.

¿Para qué sirve esta plantilla?

• Visualizar la organización durante un mes completo
• Anticipar periodos de alta demanda
• Gestionar vacaciones y ausencias a largo plazo
• Hacer seguimiento de las horas mensuales de cada empleado

¿Para quién es ideal?

Imprescindible para empresas con planificaciones complejas, clínicas médicas, agencias de eventos y servicios que requieren planificación a medio plazo.

¿Cómo utilizarla?

Pestaña "Equipo y Parámetros":

1. Lista todos tus trabajadores
2. Indica las horas semanales de cada contrato
3. Añade los salarios por hora si gestionas costes laborales

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Pestaña "Planificación Semanal" (duplicar):

1. Duplica esta pestaña para crear Semana 2, 3, 4
2. Adapta los horarios de apertura a tu establecimiento
3. Colorea las celdas para diferenciar servicios o departamentos

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Pestaña "Seguimiento Mensual":

• Añade columnas si gestionas más de 4 semanas
• Crea una línea de total por servicio o departamento
• Filtra por empleado para un seguimiento individualizado

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💡 Consejo: Modifica la fórmula ×4 por ×4,33 para un cálculo mensual más preciso (4,33 semanas de media por mes).

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3. Planificación diaria de trabajo

Este archivo Excel es ideal para planificar una jornada laboral hora por hora. El modelo te permite asignar tareas precisas a los equipos y hacer seguimiento del avance en tiempo real.

¿Para qué sirve esta plantilla?

• Organizar el día con una vista detallada por franja horaria
• Gestionar prioridades y objetivos diarios
• Hacer seguimiento del avance de las tareas
• Coordinar varios equipos en una misma jornada

¿Para quién es ideal?

Adaptada para equipos con misiones cortas y precisas: call centers, servicios de atención al cliente, equipos de producción, personal extra y temporal.

¿Cómo utilizarla?

Configuración de la planificación diaria:

1. Define las franjas horarias de tu jornada (ej: 8h-20h)
2. Lista los empleados o puestos en las filas
3. Divide el día en tramos (30 min o 1h según tus necesidades)
4. Asigna las tareas o códigos en cada celda

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Seguimiento en tiempo real:

• Utiliza un código de color por tipo de tarea
• Marca las tareas completadas (ej: fondo verde)
• Identifica rápidamente retrasos o bloqueos

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‍4. Planificación de equipo

Diseñada para gestionar el trabajo de varios empleados, esta plantilla Excel facilita la distribución de tareas y horarios, así como el seguimiento de proyectos colaborativos.

¿Cómo utilizarla?

Pestaña "Equipo y Parámetros":

1. Organiza por servicio o departamento
2. Añade una columna "Responsable" para la jerarquía
3. Integra las fechas de vacaciones anuales

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Pestaña "Planificación Semanal":

1. Crea códigos de color por puesto o función
2. Añade una columna "Ubicación" si tienes varios centros
3. Inserta comentarios si lo crees necesario

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5. Planificación de turnos rotativos

Esta plantilla Excel es imprescindible para la gestión de personal en sectores con horarios variables, como hostelería, gran distribución o sanidad.

¿Cómo utilizarla?

Pestaña "Equipo y Puestos":

1. Crea tantos turnos como necesites (A, B, C, D...)
2. Modifica las horas/día según la duración real de los turnos
3. Lista las competencias requeridas por puesto

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Pestaña "Rotación":

1. Adapta el número de días según tu ciclo (7, 14, 21 días...)
2. Crea varias pestañas de Rotación para alternar las semanas
3. Usa códigos de color para identificar rápidamente los turnos

Si gestionas equipos con turnos rotativos complejos, un software de planificación de turnos puede automatizar todo este proceso y garantizar el cumplimiento del Estatuto de los Trabajadores.

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6. Planificación de guardias

Este tipo de plantilla puede utilizarse para todos los sectores que requieren guardias o disponibilidad permanente, como sanidad, seguridad o atención al cliente.

¿Cómo utilizarla?

Pestaña "Empleados":

1. Añade las especialidades médicas o competencias
2. Indica las restricciones (hijos, transporte...)

Pestaña "Planificación de Guardias":

1. Crea categorías de guardia (día/noche/fin de semana/festivo)
2. Añade una columna "Localizable" si es necesario
3. Colorea de forma diferente según el tipo de guardia

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7. Planificación de obra

Los proyectos en construcción o reforma de edificios son complejos porque requieren la intervención coordinada o sucesiva de varios gremios.

¿Cómo utilizarla?

Pestaña "Tareas":

1. Desglosa detalladamente según tu metodología (WBS)
2. Añade una columna "% Avance"
3. Indica las dependencias entre tareas

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Pestaña "Planificación":

1. Crea un código de color por fase del proyecto
2. Añade una columna "Coste real" vs "Coste previsto"
3. Integra un diagrama de Gantt visual

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8. Planificación de vacaciones (Simple)

Esta plantilla te ayudará a hacer seguimiento y organizar las vacaciones, periodos de descanso y ausencias previstas de tus empleados.

¿Cómo utilizarla?

Pestaña "Vacaciones":

1. Añade una columna "Aprobado por" para trazabilidad
2. Crea un filtro por estado (pendiente/aprobado/rechazado)
3. Inserta una columna "Justificante recibido" para seguimiento administrativo

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9. Planificación de seguimiento de ausencias (12 meses)

Esta plantilla Excel permite un seguimiento detallado de las ausencias, tanto previstas como vacaciones o días personales, como imprevistas como bajas médicas.

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10. Planificación de los turnos de personal

Este tipo de hoja de cálculo está dedicada al seguimiento de horas y ausencias en la empresa, permitiendo reaccionar rápidamente en caso de falta de personal.

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Cómo automatizar una planificación en excel

La automatización de una plantilla de planificación en Excel es una buena idea para ganar tiempo y evitar tareas manuales repetitivas.

1. Utilizar las Fórmulas de Excel

Fórmulas de cálculo de horas:

• =SUMA(B2:B8): calcula automáticamente el total de horas trabajadas
• =B2-A2: calcula la duración entre hora de inicio y hora de fin
• =SUMA(B2:B8)*12: calcula el coste total si el salario es 12€/hora

Fórmulas condicionales:

• =SI(B2>40;"Sí";"No"): detecta las horas extra más allá de 40h semanales
• =SI(SUMA(B2:B8)>160;"Exceso";"OK"): alerta si hay exceso mensual respecto al convenio colectivo

2. Aplicar Formato Condicional

El formato condicional permite definir una presentación específica en función de criterios predefinidos.

• Colorear los excesos: Regla de resaltado > Superior a 40
• Identificar los días de descanso: Fórmula =O(DIASEM($A2)=1;DIASEM($A2)=7)

Las alternativas a Excel para crear una planificación

Excel es una herramienta versátil, pero tiene varias limitaciones: entrada manual, riesgo de error, ausencia de trabajo no sincronizadas en tiempo real y falta de alertas de cumplimiento legal.

1. Google Calendar: Simple y colaborativo

Ideal para pequeños equipos y autónomos. Permite compartir en tiempo real y enviar notificaciones, pero carece de funcionalidades específicas de RRHH.

2. Skello: Una solución profesional y automatizada

Skello es un software especializado en gestión de planificación y recursos humanos diseñado específicamente para empresas con equipos con turnos.

Ventajas principales:

• Generación automática: Tiene en cuenta las restricciones legales del Estatuto de los Trabajadores y los convenios colectivos.
• Seguimiento de horas: Sistema de fichaje integrado y cálculo automático de horas extra.
• Cumplimiento legal: Alertas automáticas en caso de descanso insuficiente o superación de jornada máxima.
• Sincronización con nómina: Exportación directa hacia softwares de nómina como A3, Sage, Meta4, etc.
• Gestión de vacaciones: Solicitudes online con aprobación automática según disponibilidad.

Diferencia clave con Excel:

Mientras que Excel requiere actualización manual constante, Skello automatiza la planificación, respeta automáticamente los límites legales y sincroniza los datos con tu sistema de nómina. Ahorras entre 5 y 10 horas semanales de trabajo administrativo.

Preguntas frecuentes

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¿Cómo hacer una planificación semanal en Excel?

Abre Excel con una hoja en blanco. Estructura tu tabla con los días de la semana en columnas y los empleados en filas. Inserta los horarios y después utiliza la fórmula =SUMA() para calcular el total de horas trabajadas.

¿Cómo hacer seguimiento de las horas trabajadas en una planificación Excel?

Crea columnas "Hora inicio", "Hora fin" y "Pausa". Utiliza la fórmula =Hora fin - Hora inicio - Pausa. Formatea las celdas en formato "Hora". Esto te permitirá calcular automáticamente la jornada laboral efectiva de cada empleado.

¿Cuáles son las limitaciones de una planificación en Excel?

Las principales limitaciones incluyen: entrada manual muy lenta y propensa a errores, riesgo de errores en las fórmulas, ausencia de alertas de cumplimiento legal (Estatuto de los Trabajadores, convenios colectivos), dificultad para la colaboración en tiempo real, no controla automáticamente los descansos obligatorios, y no se integra con sistemas de fichaje o nómina.

¿Se puede automatizar una planificación en Excel?

Sí, parcialmente, mediante fórmulas básicas (SUMA, SI, etc.), formato condicional para alertas visuales, y macros VBA para tareas avanzadas. Sin embargo, Excel no permite el control automático del cumplimiento legal ni la sincronización automática con la nómina. Para eso necesitas una app especializada en control horario como Skello.

Conclusión…

Gestionar una planificación con Excel te permite optimizar la organización del trabajo, limitar los errores y mejorar la productividad. Pero Excel alcanza rápidamente sus límites, especialmente cuando necesitas automatizar las procesos y facilitar la colaboración en tiempo real.

Para una gestión más fluida y sin tareas manuales repetitivas, soluciones especializadas como Skello te permiten automatizar la planificación y asegurar un seguimiento en tiempo real. Ganas tiempo valioso, reduces drásticamente los errores y garantizas el cumplimiento total del Estatuto de los Trabajadores y tu convenio colectivo.

¡Descarga tu plantilla Excel y mejora desde hoy la gestión de tu planificación laboral!