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Registrar las horas trabajadas es obligatorio para todas las empresas en España, incluidas las horas extraordinarias, sea cual sea su tamaño o sector, según el Real Decreto-ley 8/2019. Llevar este control en papel es un método obsoleto y poco fiable. Por eso muchas empresas recurren a plantillas de Excel, una herramienta versátil y accesible.
En este artículo te explicamos cómo usar Excel para calcular correctamente las horas extra de tus empleados, qué dice la legislación española y qué alternativas existen si tu negocio necesita más control, agilidad o escalabilidad.
El artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores establece que son horas extraordinarias aquellas que se realizan por encima de la jornada ordinaria máxima, por lo que hay que calcular las horas realmente trabajadas, generalmente 40 horas semanales en casos de jornada completa. Si tu equipo trabaja más allá de ese límite (salvo casos de distribución irregular), se trata de horas extra, que deben:
Si se trata de un contrato a tiempo parcial, las horas extra solo se permiten en situaciones muy específicas (ej. fuerza mayor). En su lugar, se usan las horas complementarias, con una regulación diferente (art. 12 ET).
El recargo de las horas extra depende del convenio colectivo o del acuerdo contractual, pero hay patrones comunes. A continuación, te explicamos una estructura frecuente tomada de la normativa española, adaptada para ilustrar la lógica en Excel:
Un empleado trabaja a tiempo completo, su tarifa horaria es de 15 euros brutos y realiza una semana de 46 horas. Así, para calcular su remuneración de la semana, se realiza un incremento del 25% en las 8 primeras y las restantes al 50%.
(35 x 15) + (8 x 15) x 1.25 + (2 x 15) x 1.5 =
Además del tope anual, debes respetar otros límites establecidos por la legislación laboral española y la normativa de salud laboral en la gestión de horas extra:
Nota: las horas extra funcionan según un principio de compensación. Es decir, si un empleado trabaja más un martes y trabaja menos un miércoles, las horas adicionales del martes no se contarán como horas extra si el total no supera los máximos legales en cuanto a jornada laboral ordinaria.
El uso de Excel para el cálculo de las horas extra y, en general, la automatización de sus cálculos con una herramienta especializada, otorga numerosos beneficios a las empresas:
Si bien Excel ofrece una buena cantidad de ventajas para el recuento de las horas extra, presenta de igual forma ciertas limitaciones.
Excel puede ser una buena solución para empresas pequeñas o con estructuras simples. Es accesible, familiar y permite un primer nivel de control.
Pero a medida que tu negocio crece, también lo hacen los equipos, los turnos, las excepciones y las exigencias legales. Y lo que antes funcionaba con una fórmula ahora necesita algo más robusto, preciso y conectado con la realidad operativa.
Si quieres ahorrar tiempo, evitar errores y asegurarte de que cumples la ley sin complicaciones, necesitas una herramienta que evolucione con tu negocio. Skello automatiza el cálculo de horas extra gracias a un sistema de fichaje digital que registra las horas realmente trabajadas, aplicando los convenios de tu sector.
Tu negocio crece. Y necesita una planificación que esté a la altura.
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